Categorie: Corporate nieuws

Categorieën
Beveiliging Corporate nieuws

Privacy, AI en gegevensbescherming: hoe SpinOffice CRM jouw bedrijfsdata beschermt

Je leest tegenwoordig bijna dagelijks nieuws over datalekken, misbruik van persoonsgegevens of discussies over kunstmatige intelligentie. Tegelijkertijd gebruiken bedrijven steeds meer software om klantgegevens, documenten en communicatie te beheren.

Maar waar gaan die gegevens eigenlijk naartoe? Wie heeft er toegang toe? En hoe worden ze beschermd? Voor veel organisaties is dat niet altijd duidelijk.

Daarom hebben we bij SpinOffice het gedeelte Beleid & Gegevensbescherming op onze website uitgebreid. Op deze pagina maken we transparant hoe wij omgaan met privacy, databeveiliging, AI en continuïteit van onze software.

Waarom privacy en databeveiliging belangrijker zijn dan ooit

De hoeveelheid digitale gegevens groeit ieder jaar. Bedrijven bewaren steeds meer informatie in software: klantgegevens, e-mails, documenten en interne communicatie. Tegelijkertijd zien we drie ontwikkelingen die steeds vaker vragen oproepen.

Datalekken komen steeds vaker voor – Vrijwel wekelijks verschijnen er berichten over bedrijven waar gegevens zijn buitgemaakt of gelekt.

AI-systemen gebruiken enorme hoeveelheden data – Veel AI-diensten verwerken informatie om modellen te trainen, maar het is niet altijd duidelijk wat er met die gegevens gebeurt.

Afhankelijkheid van grote technologiebedrijven – Een groot deel van de moderne software draait op infrastructuur van internationale technologiebedrijven. Hierdoor ontstaat discussie over waar gegevens zich bevinden en wie daar uiteindelijk toegang toe heeft.

Voor bedrijven wordt het daarom steeds belangrijker om te weten waar hun data staat en hoe deze wordt beschermd.

Bedrijven moeten erop kunnen vertrouwen dat hun gegevens veilig zijn en niet voor andere doeleinden worden gebruikt.

Transparantie over privacy en gegevensbescherming bij SpinOffice

Als CRM-leverancier verwerken wij dagelijks gegevens namens onze klanten. Daarom vinden wij het belangrijk om volledig open te zijn over hoe wij hiermee omgaan. Op onze pagina Beleid & Gegevensbescherming hebben we alle relevante documentatie samengebracht op één centrale plek.

Daar vind je onder andere informatie over:

  • privacy en AVG
  • gegevensverwerking
  • informatiebeveiliging
  • back-ups en herstel
  • incidentmanagement
  • gebruik van AI
  • continuïteit van onze software

Door deze documenten openbaar beschikbaar te maken, kunnen klanten en partners precies zien welke maatregelen wij nemen om gegevens te beschermen.

AVG-compliance en verantwoord omgaan met persoonsgegevens

SpinOffice CRM wordt gebruikt om klantrelaties te beheren. Dat betekent dat organisaties vaak persoonsgegevens opslaan in hun CRM. Daarom werken wij volgens de richtlijnen van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Binnen SpinOffice betekent dat onder andere:

  • duidelijke privacydocumentatie
  • een verwerkersovereenkomst
  • transparantie over externe verwerkers
  • procedures voor datalekmeldingen
  • inzicht in hoe gegevens worden verwerkt

Dit helpt organisaties om ook zelf te voldoen aan hun verplichtingen rondom privacy en gegevensbescherming.

Europese dataopslag en controle over bedrijfsgegevens

Steeds meer bedrijven stellen vragen over waar hun gegevens worden opgeslagen. Veel cloudsoftware draait op infrastructuur van grote internationale technologiebedrijven.

Hoewel deze platforms vaak betrouwbare technologie bieden, leidt dit ook tot discussie over:

  • toegang tot Europese bedrijfsdata
  • internationale wetgeving rondom data
  • afhankelijkheid van buitenlandse technologieplatforms

Voor veel bedrijven is het daarom belangrijk dat softwareleveranciers transparant zijn over waar gegevens worden opgeslagen en hoe deze worden beschermd. SpinOffice vindt het belangrijk om hierover open te communiceren, zodat bedrijven weten waar hun gegevens zich bevinden en hoe daarmee wordt omgegaan.

Beveiliging van CRM-gegevens

De beveiliging van gegevens is een belangrijk onderdeel van onze software en infrastructuur. Daarom nemen we verschillende technische en organisatorische maatregelen om klantgegevens te beschermen.

Denk bijvoorbeeld aan:

  • versleutelde verbindingen
  • beveiligde opslag van gegevens
  • dagelijkse automatische back-ups
  • monitoring van systemen
  • tweestapsverificatie voor accounts
  • periodieke beveiligingstests

Deze maatregelen zorgen ervoor dat gegevens zo goed mogelijk beschermd blijven tegen ongewenste toegang.

Goede beveiliging betekent niet alleen techniek, maar ook duidelijke procedures en verantwoordelijkheden.

Onafhankelijke beveiligingstests en pentests

Naast interne beveiligingsmaatregelen laten we onze systemen ook testen door externe beveiligingsspecialisten.

In 2021 is een uitgebreide penetratietest (pentest) uitgevoerd op de infrastructuur en applicatie van SpinOffice CRM. Tijdens zo’n test proberen beveiligingsexperts gecontroleerd kwetsbaarheden te vinden, vergelijkbaar met hoe een aanvaller dat zou doen.

De resultaten van zo’n test helpen om mogelijke risico’s vroegtijdig te signaleren en beveiliging verder te verbeteren.

Omdat digitale veiligheid voortdurend verandert, plannen we dit jaar opnieuw een penetratietest om onze systemen opnieuw onafhankelijk te laten beoordelen.

Hoe SpinOffice omgaat met AI en gegevens

Kunstmatige intelligentie speelt een steeds grotere rol binnen software. Tegelijkertijd ontstaat er steeds meer discussie over hoe AI-systemen omgaan met gegevens.

Veel bedrijven stellen zich vragen zoals:

  • worden mijn gegevens gebruikt om AI te trainen?
  • waar worden die gegevens opgeslagen?
  • wie heeft er toegang toe?

Daarom hebben we ook een document gepubliceerd waarin we uitleggen hoe AI binnen SpinOffice wordt toegepast en hoe we omgaan met privacy en gegevensbescherming. Zo weten klanten precies hoe wij hiermee omgaan.

Back-ups, incidentmanagement en continuïteit

Naast beveiliging speelt ook continuïteit een belangrijke rol. Bedrijven moeten erop kunnen vertrouwen dat hun gegevens beschikbaar blijven. Daarom hebben we ook documentatie toegevoegd over onderwerpen zoals:

Back-up en herstel
Automatische back-ups en procedures om gegevens te herstellen.

Incidentmanagement
Hoe wij omgaan met beveiligingsincidenten en hoe klanten worden geïnformeerd.

Disaster recovery
Maatregelen om systemen snel te herstellen bij storingen.

Exitplan
Procedures voor het veilig overdragen van gegevens wanneer een klant stopt met SpinOffice.

Dit zorgt ervoor dat organisaties weten wat ze kunnen verwachten, ook in uitzonderlijke situaties.

Tot slot: transparantie over data en privacy

Digitale gegevens spelen een steeds grotere rol binnen bedrijven. Tegelijkertijd groeit de aandacht voor privacy, beveiliging en de invloed van grote technologiebedrijven. Daarom vinden wij dat organisaties precies moeten kunnen zien hoe hun gegevens worden verwerkt en beschermd. Met de uitbreiding van onze pagina Beleid & Gegevensbescherming maken we dat zo transparant mogelijk.

Zo weet je precies:

  • hoe SpinOffice met gegevens omgaat
  • welke beveiligingsmaatregelen worden toegepast
  • hoe AI binnen onze software wordt gebruikt
  • en hoe continuïteit van gegevens wordt gewaarborgd

Wil je het volledige overzicht bekijken? Ga dan naar Beleid & Gegevensbescherming.

Categorieën
Corporate nieuws Marketing

Terugblik op 2024: Een jaar vol innovatie en groei voor SpinOffice CRM

Terugblik op 2024: Een jaar vol innovatie en groei voor SpinOffice CRM

2024 was een bijzonder jaar voor SpinOffice CRM. Samen met onze programmeurs en gebruikers hebben we indrukwekkende stappen gezet om onze software nog beter te maken en de gebruikerservaring verder te optimaliseren. Het is ook een jaar waarin we een belangrijke mijlpaal hebben bereikt: ons 25-jarig bestaan. In dit artikel blikken we terug op de hoogtepunten en delen we alvast wat vooruitzichten voor het komende jaar.

Hoogtepunten van 2024

1. Ons 25-jarig bestaan

Dit jaar vierden we een kwart eeuw aan expertise en innovatie. SpinOffice CRM begon als een eenvoudige oplossing voor het midden- en kleinbedrijf, maar is in de afgelopen 25 jaar uitgegroeid tot een veelzijdig CRM-platform dat bedrijven in Nederland, België en daarbuiten ondersteunt. We willen al onze gebruikers bedanken die deze reis mogelijk hebben gemaakt. Jullie vertrouwen en feedback hebben ons geholpen te groeien en ons product continu te verbeteren.

2. Nieuwe features

In 2024 hebben we verschillende nieuwe functies toegevoegd die jouw workflow efficiënter maken en de mogelijkheden van SpinOffice verder uitbreiden:

Single-tab archief: slechts één tabblad dat als relatie-archief wordt gebruikt.

E-mailregels: automatisering van e-mailbeheer voor meer efficiëntie.

Vernieuwde export van relaties: exportprofielen en export van labels.

AI e-mailsamenvatting: samenvatting van e-mails zodat je sneller beslissingen kunt nemen.

Label-statussen: meer flexibiliteit in het beheren en filteren van relaties.

DKIM e-mailauthenticatie: verbeterde e-mailbeveiliging en betrouwbaarheid.

Koppeling met Bubble: koppel via Bubble jouw zakelijke telefonie aan SpinOffice.

Verbeterde mobiele app: een gebruiksvriendelijkere interface, foto’s toevoegen aan relaties.

3. Verbeterde gebruikservaring

Gebruikersfeedback speelt een cruciale rol in de ontwikkeling van SpinOffice. Op basis van jullie suggesties hebben we in 2024 de interface verder geoptimaliseerd. Met een intuïtiever ontwerp en verbeterde navigatie kun je sneller werken en je beter focussen op wat echt belangrijk is.

4. Groei binnen Nederland en België

We zijn trots op de groei die we het afgelopen jaar hebben doorgemaakt binnen Nederland en België. Een toenemend aantal bedrijven in deze regio’s kiest voor SpinOffice CRM om hun dagelijkse processen te stroomlijnen en klantrelaties te beheren. We waarderen het vertrouwen dat onze klanten in ons stellen en blijven ons inzetten om aan hun behoeften te voldoen.

Wat staat er op de planning?

2025 begint direct met een spannende nieuwe update. In januari introduceren we een volledig vernieuwde integratie met WhatsApp Business. Deze integratie verloopt niet langer via MessageBird, maar direct via Meta. Dit zorgt voor snellere communicatie met je klanten. We kijken ernaar uit om meer details te delen en je te laten zien hoe deze integratie jouw communicatie kan transformeren.

Later in 2025 komen wij met nieuwe updates.

Prijsindexatie per 1 januari 2025

Het afgelopen jaar hebben we opnieuw te maken gehad met stijgende kosten vanuit onze leveranciers en de aanhoudende druk van inflatie. Wij zijn hierdoor genoodzaakt om onze prijzen aan te passen. Deze aanpassing is het gevolg van verhogingen van tarieven door onze leveranciers, zoals de kosten van onze hostingomgeving AWS (Amazon Web Services), die direct invloed hebben op onze kostprijs en de inflatiecijfers zoals gepubliceerd door het CBS.

Gelukkig zijn wij dit jaar gezond gegroeid, waardoor we een groot deel van de prijsstijging voor onze rekening kunnen nemen. Toch ontkomen we er niet aan om een deel van de kosten door te berekenen.

De prijsstijging is 6% en resulteert in het volgende:

  • De prijs per SpinOffice-licentie voor het eerste jaar gaat met € 2,00 per maand omhoog.
  • De prijs per SpinOffice-licentie voor verlenging gaat met € 2,15 per maand omhoog.

We hopen op jullie begrip voor deze noodzakelijke aanpassing, die ervoor zorgt dat we onze hoge standaard kunnen blijven garanderen en blijven investeren in de ontwikkeling van ons product.

Samen bouwen aan een succesvol 2025

Met de stappen die we in 2024 hebben gezet, staan we sterker dan ooit om samen met onze gebruikers verder te groeien. Of je nu een trouwe gebruiker bent of net begint met SpinOffice CRM, we willen je bedanken voor je vertrouwen en betrokkenheid. We kijken uit naar een nieuw jaar vol innovatie, samenwerking en succes.

Mocht je vragen hebben of meer informatie wensen, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Meest recente berichten

Categorieën
Corporate nieuws Marketing

SpinOffice Update: een korte terugblik en vooruitkijken naar 2023

Afgelopen jaar hebben we veel tijd besteed aan de doorontwikkeling van SpinOffice. Hierdoor hebben we nu een zeer stabiele applicatie die zowel op een desktop-computer, mobiele apparaten als de web-versie consistent en goed benaderbaar is.

We lijken er steeds beter in te slagen om de functionaliteiten binnen de software goed naar voren te brengen en (nieuwe) gebruikers te helpen bij het inrichten en gebruiken van de database. Steeds meer MKB-bedrijven weten onze software te vinden en starten met SpinOffice voor hun relatiebeheer. We zien het aantal klanten en tevreden gebruikers dan ook toenemen en klanten met veel plezier jaren gebruikmaken van onze software. Dit geeft ons dan ook nog meer energie en de drive om verder te bouwen aan het prachtige product.

In 2022 hebben we ook weer aan verschillende software-projecten gewerkt. Dit zijn zeer uiteenlopende software-maatwerk projecten die wij in opdracht van- en samen met klanten uitvoeren. Om een beeld te krijgen wat wij zoal ontwikkelen en wat voor de klant de toegevoegde waarde is, hebben we onlangs een aantal klantverhalen gemaakt. Lees deze gerust eens door om een indruk te krijgen wat wij voor diverse klanten hebben ontwikkeld.

Er zijn meer mooie ontwikkelingen waar wij in 2022 aan gewerkt hebben, waarvan we er twee graag met je willen delen. Beide willen we in het eerste kwartaal van dit jaar introduceren. Het betreft het nieuwe relatiegedeelte en een volledige integratie met Microsoft 365 (Mail, Contacten en Agenda).

Beide zullen we hieronder verder toelichten.

lijn

Introductie van het nieuwe relatiegedeelte

Een van de onderdelen waar wij afgelopen jaar ook veel aandacht aan hebben besteed is de ontwikkeling en het gefaseerd implementeren van het nieuwe relatiegedeelte bestaande uit een apart relatielijst en de relatiekaart met bijbehorend archief. We hebben bewust gekozen voor een splitsing hiervan, iets wat echt nieuw en anders is dan gebruikers gewend zijn.

De ontwikkeling van het relatiegedeelte heeft enorm tijd en efforts van ons development-team gevraagd omdat het zo’n core-functionaliteit van de software is. Gebruikers zijn gewend aan de opzet zoals men die kent en waar ze al jaren mee werkt. Dus je kunt je voorstellen dat het volledig vernieuwen en ontwikkelen (analyse fase -> ontwerp -> ontwikkeling -> testen -> implementatie) van het relatiegedeelte met heel veel zorg en aandacht moet worden gedaan.

Hieronder een voorbeeld van de relatielijst.

Relatielijst in SpinOffice

Naast een verbetering in het framework zoals we dat in de andere schermen hebben gedaan en visuele- en snelheidsverbeteringen bevat het nieuwe relatiegedeelte ook een aantal nieuwe functionaliteiten en mogelijkheden, namelijk:

  • de mogelijkheid om labels aan relaties toe te voegen.
  • de mogelijkheid om meerdere relatiekaarten naast elkaar te kunnen openen.
  • de introductie van een ‘web-socket’; aanpassingen aan relaties worden direct getoond. Je hoeft niet meer te verversen om relatie-aanpassingen te zien.
  • de mogelijkheid tot synchronisatie van Office 365 contacten (lees meer hieronder).
  • personalisatie van het scherm.
  • quick massa-mail functie.
  • rechten gebaseerd op relatietypes.

Op dit moment zitten we in de implementatiefase van het relatiegedeelte en willen Q1 van dit jaar gebruiken om al onze klanten om te zetten naar het nieuwe scherm. We komen hier dan ook binnenkort op terug.

Wil je een van de eerste zijn? Neem dan contact met ons op.

lijn

Microsoft 365 Outlook

Microsoft 365In 2022 hebben we gewerkt aan de verdere ontwikkeling van de integratie met Microsoft 365 en Outlook. Naast de bestaande Microsoft Office-integratie (Word & Excel) en de integratie van Office 365 Mail is er zeer binnenkort ook de mogelijkheid om je Microsoft 365 Agenda en Contacten te synchroniseren met SpinOffice.

Met trots kunnen we vermelden dat we eind 2022 de eerste klant hebben die gebruikmaakt van de Microsoft 365 Outlook Agenda en Contacten sync.

Microsoft 365 Agenda sync

Microsoft 365 Agenda is een online agenda die integreert met andere Office 365 apps. Welke voordelen levert de Microsoft 365 Agenda sync met SpinOffice op?

  • Synchroniseer je Microsoft 365 agenda met SpinOffice in beide richtingen
  • Synchroniseer afspraken automatisch met beide agenda’s

Het is heel simpel om om de integratie te activeren. Je moet alleen eenmalig je Microsoft 365 toestemming geven om met SpinOffice te koppelen en daarna worden alle afspraken beide kanten op gesynchroniseerd.

Microsoft 365 Contacten sync

Microsoft 365 Contacten is jouw adresboek binnen Office 365. De Microsoft 365 Contacten sync met SpinOffice zorgt er voor dat al jouw Microsoft 365 contacten met SpinOffice in beide richtingen synchroniseren. Om deze integratie te activeren, moet je alleen eenmalig Microsoft 365 toestemming geven om met SpinOffice te koppelen en daarna worden alle contacten beide kanten op gesynchroniseerd.

In Q1 van dit jaar willen we de Microsoft 365 Outlook Agenda en Contacten synchronisatie introduceren bij alle klanten die hier gebruik van willen maken.

lijn

Wil je een van de eerste zijn om de het nieuwe relatiescherm of de Microsoft 365 Outlook sync (Agenda en/of Contacten) te gebruiken? Neem dan contact met ons op.

Team SpinOffice

line

Vorig artikel
Christmas Deal: Ontvang 1 uur gratis support bij upgrade naar Pro 		Volgend artikel
Hoe kiest u de juiste CRM-oplossing?
Categorieën
Corporate nieuws Marketing

SpinOffice Update: een terugblik op 2021

Eind december is traditioneel het moment waarop men kort terugblikt op het afgelopen jaar. Zowel privé als zakelijk. Ook dit jaar stond grotendeels in het teken van Corona, waarbij thuiswerken en periodes waarin veel voorzieningen gesloten zijn (geweest) normaal zijn geworden. Dat is ongetwijfeld voor iedereen een grote uitdaging geweest. Ondanks dit alles hopen we dat iedereen een succesvol en gezond jaar heeft gehad.

Ook wij kijken altijd terug op wat we hebben bereikt, wat er verbeterd kan worden in SpinOffice CRM en aan onze dienstverlening, en hoe we het komend jaar nog beter kunnen doen. In dit nieuwsbericht delen we dan ook graag een aantal noemenswaardige mijlpalen uit 2021 met je.

lijn

Een vernieuwde Postvak IN

In 2019 zijn we begonnen met het herontwikkelingsproces van SpinOffice CRM met behulp van het ‘Laravel’-framework, met de nadruk op beveiliging, gebruikerservaring, stabiliteit, schaalbaarheid en integratiegemak.

Als eerst werden het Home-dashboard & Kanban-bord gelanceerd, gevolgd door belangrijke onderdelen zoals de Agenda en meest recentelijk de Postvak IN in augustus. In de loop van het jaar hebben ook de meeste andere schermen in het CRM dezelfde look en feel gekregen.

Het nieuwe relatiegedeelte (Relatielijst en -Archief), een uiterst belangrijk onderdeel van SpinOffice, wordt momenteel gefaseerd uitgerold naar onze klanten en demo-gebruikers. Meer informatie hierover volgt binnenkort.

lijn

De lancering van de web-based versie

Het is nu nog gemakkelijker om gebruik te maken van SpinOffice. Voorheen moest je eenmalig de software installeren op lokale Windows PC of Mac, maar sinds mei 2021 is het mogelijk om in te loggen in de web-based versie.

Hoe log je in? Dat is heel simpel! Klik op Inloggen bovenaan op onze website en voer je e-mailadres en persoonlijke wachtwoord in en je hebt direct toegang tot jouw klantdata!

Meer weten over de web-based versie? Leer hier verder.

lijn

WhatsAppIntegratie met WhatsApp Business

SpinOffice CRM bevat nu een krachtige integratie met WhatsApp Business. Door middel van een WhatsApp API van MessageBird kun je nu direct via WhatsApp communiceren met jouw klanten. Inkomende conversaties komen in je Postvak IN binnen, en je start zelf gemakkelijk een gesprek vanuit de relatiekaart. Alle WhatsApp-gesprekken worden gekoppeld en gearchiveerd zoals je gewend bent bij het gebruik van SpinOffice.

lijn

XelionIntegratie met Xelion VoIP telefonie

Sinds de zomer van dit jaar bieden wij een slimme en gebruiksvriendelijke VoIP integratie met telecomaanbieder Xelion. Door SpinOffice CRM te koppelen aan Xelion kun je met VolP bellen, gebeld worden en dus direct gebruik maken van Xelion vanuit SpinOffice. Inkomende gesprekken worden gesignaleerd binnen SpinOffice, gesprekken worden herkend en gekoppeld gebaseerd op het telefoonnummer. Telefoonnummers worden herkend en SpinOffice maakt automatisch een gespreksnotitie aan. Er is een automatisch logging en tijdregistratie van alle gesprekken én indien gewenst worden geluidsopnamen automatisch opgeslagen bij de relatie in SpinOffice CRM.

lijn

Een vernieuwde rechtenstructuur

De mogelijkheid om rechten per gebruiker te kunnen instellen is cruciaal om veilig en met een gerust gevoel in een gedeelde database te werken. Voorheen was dit in SpinOffice behoorlijk ingewikkeld en niet altijd logisch en daarom hebben wij dit aangepast. We zijn van de rollen en beveiligingsgroepen afgestapt, gebruikers hebben nu alleen rechten tot functionaliteiten en wel/niet toegang tot relatietypes (i.p.v. beveiligingsgroepen).

Het beheren van de gebruikersrechten is te vinden onder menu-optie Beheer; Gebruikersinstellingen, tabblad Rechten aan de linkerkant. Bovenin wordt de gebruiker vermeld wordt. Iedere gebruiker met het SuperAdmin-recht kan ieders rechten beheren.

Binnen het gebruikersinstellingen-gedeelte, tabblad Relatietypes kan per gebruiker worden ingesteld welke relatietypes deze gebruiker mag zien.

Elke gebruiker kan beslissen met wie hij de Agenda, Postvak IN en Kanban-bord deelt.

De nieuwe rechtenstructuur wordt binnenkort nader toegelicht in ons support center.

lijn

Diverse beveiligingsverbeteringen

Beveiliging van informatie en privacy zijn en blijven onze belangrijkste assets. Het is in ons grootste belang dat jij vertrouwen hebt in de manier waarop wij omgaan met persoonlijke gegevens en alle gegevens in de database. Dagelijks monitoren wij de prestaties van onze database- en mailservers en voeren wij regelmatig updates uit t.b.v. de database performance en data-beveiliging.

Periodieke pentest

Een belangrijk nieuw onderdeel van ons interne beveiligingsprotocol is de uitvoering van een periodieke pentest. Wat is een pentest / penetratietest? Met verschillende technieken probeert de pentester kwetsbaarheden binnen computersystemen of software te vinden en uit te buiten. De pentester gaat gericht op zoek naar kwetsbaarheden en valt aan. Daarnaast worden er tools ingezet om als het als ware met hagel op de software te schieten. Hierdoor komen vaak uiteenlopende kwetsbaarheden aan het licht.

Nadat eerder dit jaar de pentest was uitgevoerd door Penetra Cyber Security, zijn onze software engineers direct aan de slag gegaan met de aanbevelingen en het oplossen van de kwetsbaarheden en het volgen van best practices om andere potentiële kwetsbaarheden te voorkomen.

De SpinOffice CRM pentest zal periodiek worden uitgevoerd.

Wil je meer weten over de pentest? Lees hier verder.

Microsoft 365 en Outlook OAuth 2.0 verificatie

Momenteel biedt SpinOffice de mogelijkheid om middels het IMAP-protocol verbinding te maken met ieder e-mailaccount dat IMAP toestaat, zoals Gmail, Hotmail / Outlook, Office 365, AOL mail, Mail.com, Yahoo, Strato of zelfs Microsoft Exchange. We gebruiken het e-mailaccountgegevens en dus wachtwoord om te kunnen verbinden.

Voor Microsoft 365 en Outlook accounts is het ook mogelijk om verbinding te maken via autorisatiestandaard OAuth 2.0. Applicaties zoals SpinOffice CRM kunnen dan namens een gebruiker toegang krijgen zonder noodzakelijkerwijs gebruikersnaam en wachtwoord vrij te geven. In plaats van de gebruikersnaam en het wachtwoord voor jouw account op te slaan, gebruiken wij nu “access tokens” en “refresh tokens” van Microsoft.

Het komt erop neer dat deze autorisatiestandaard gebruiksgemak en passende beveiliging biedt.

Wil je hier meer over weten? Lees hier verder.

lijn

Vooruitblik op 2022

Dit waren enkele van de belangrijkste hoogtepunten van 2021. In het nieuwe jaar, wanneer de tijd daar is, zullen we je informeren over aankomende nieuwe functionaliteiten en verbeteringen binnen SpinOffice, zoals onder andere:

  • Het relatiegedeelte (Relatielijst en -Archief)
  • Microsoft 365 synchronisatie van Contacten en Agenda
  • Een nieuwe mobiele app-versie van SpinOffice CRM
  • Een nieuw Dossier dashboard
  • Een slimme quick massa-mail functie
  • Diverse maatwerk projecten voor bestaande klanten

We zijn altijd op zoek naar nieuwe kansen. Neem gerust contact met ons op voor integratiemogelijkheden, API-suggesties óf als je specifieke software maatwerk wensen hebt voor jouw bedrijf.

Voor nu wensen wij iedereen fijne feestdagen en een gezond en succesvol nieuwjaar!

line

Vorig artikel
Vernieuwde Postvak IN met verticale verdeling van de berichtenlijst en het preview-gedeelte 		Volgend artikel
Nieuw in SpinOffice: het gebruik van labels
Categorieën
Beveiliging Corporate nieuws

SpinOffice schakelt Penetra Cyber Security B.V. in voor een pentest om de veiligheid van jouw data te garanderen

Pentest SpinOffice CRM

SpinOffice CRM is in de afgelopen jaren steeds meer gebruik gaan maken van de mogelijkheden om de software in de cloud te hosten. Wij hebben voor Amazon Web Services (AWS) gekozen als platform want deze omgeving biedt de meeste zekerheid en kwaliteit voor onze klanten. Ondanks dat alle data versleuteld wordt opgeslagen moet je als software leverancier alles toch periodiek tegen het licht houden om de veiligheid te garanderen. Wij hebben hiervoor Penetra Cyber Security B.V. ingeschakeld en hen gevraagd een pentest uit te voeren.

line

Wat is een pentest?

Een penetratietest of pentest (binnendringingstest) is een toets van een of meer computersystemen op kwetsbaarheden, waarbij deze kwetsbaarheden ook werkelijk gebruikt worden om in deze systemen in te breken. Een penetratietest vindt normaal gesproken om rechtmatige redenen plaats, met toestemming en vrijwaring van de eigenaar van de systemen die getest worden, met als doel de systemen beter te beveiligen. Indien het niet om rechtmatige redenen plaatsvindt, zonder toestemming van eigenaars van systemen, is er sprake van een inbraak, zelfs als de bedoeling van de persoon die de test uitvoert opbouwend bedoeld is. De persoon die de penetratietest uitvoert heet een penetratietester / pentester of ethical / white hat hacker.
Bron: Wikipedia wikipedia.org/wiki/Penetratietest

Met verschillende technieken probeert de pentester kwetsbaarheden te vinden en uit te buiten. Hij gaat gericht op zoek naar kwetsbaarheden en valt aan. Daarnaast zet de pentester ook tools in om als het ware met hagel te schieten op de software. Zo komen vaak uiteenlopende kwetsbaarheden naar voren.

Waarom een pentest uitvoeren?

Het doel van een pentest is om inzicht te krijgen in de risico’s en kwetsbaarheden van het onderzochte systeem en om verbeteringen te definiëren voor de beveiliging -met andere woorden, de risico’s en kwetsbaarheden te bestrijden.

line

Nadat wij Penetra Cyber Security B.V. hebben benaderd voor het uitvoeren van de uitvoerige pentest kwamen er conform verwachting aanbevelingen die het systeem moeten verbeteren tegen indringers. Deze aanbevelingen hebben wij allemaal overgenomen en binnenkort zal een tweede test door Penetra Cyber Security B.V. worden uitgevoerd om te bevestigen dat de aanpassingen goed zijn uitgevoerd.

Ook in de toekomst zullen wij het systeem met enige regelmaat laten testen om de veiligheid van uw data te garanderen. Hackers zullen nieuwe manieren zoeken om systemen binnen te komen en nieuwe mogelijkheden zullen door ons gebruikt worden om het systeem te optimaliseren. Ondanks alle stappen die wij zetten vragen wij u ook uw verantwoordelijkheid te nemen. Gebruik twee-factor verificatie en neem geen onnodige risico’s die de veiligheid van uw data in gevaar kunnen brengen. En laat uw computer beheren door Spinware Solutions om te zorgen dat Windows updates worden geïnstalleerd en anti-virus software de meest gebruikelijke virussen zal blokkeren.

line

Vorig artikel
Geïntegreerde WhatsApp-chat en automatisering beschikbaar in maart 		Volgend artikel
SpinOffice CRM ondersteunt nu OAuth 2.0 verificatie om toegang te krijgen tot je Microsoft Office 365 en Outlook account
Categorieën
Corporate nieuws Marketing

COVID-19-reactie van SpinOffice

Veel organisaties over de hele wereld zijn afhankelijk van SpinOffice CRM, en wij nemen deze verantwoordelijkheid serieus. Omdat we te maken hebben met de wereldwijde impact van COVID-19, willen we delen hoe SpinOffice de huidige situatie aanpakt. De gezondheid en veiligheid van onze medewerkers, klanten en gemeenschappen zijn onze voornaamste zorg. Er zijn een aantal maatregelen die we nemen om ervoor te zorgen dat we deze onzekere situatie veilig kunnen doorstaan en tegelijkertijd onze klanten, partners en medewerkers effectief kunnen blijven bedienen.

Voor onze klanten onderhoudt SpinOffice CRM onze diensten en zijn onze producten volledig operationeel – het is ‘business as usual’ (zij het verre van de gebruikelijke omstandigheden). Onze technische omgevingen en processen worden 24 uur per dag bewaakt, onder toezicht van onze hooggekwalificeerde teams.

Nu velen van u meer op afstand gaan werken, kan ons SaaS-product een integrale rol spelen bij het onderhouden van contact met uw werknemers, klanten, partners, studenten, patiënten en gemeenschappen. SpinOffice CRM is net zo toegankelijk en krachtig vanuit huis als vanaf kantoor. In bredere zin is het in deze snel voortschrijdende volksgezondheidscrisis die individuen in meer dan 100 landen treft, van cruciaal belang om te reageren op de interacties van individuen die uw bedrijf aansturen.

Omdat onze systemen naar verwachting werken, hebben we de volgende stappen genomen om de gezondheid en het welzijn van onze werknemers en lokale gemeenschappen te beschermen:

  • Alle medewerkers zijn sterk aangemoedigd om op afstand te werken. Werkgerelateerde reizen en het bijwonen van evenementen zijn opgeschort of uitgesteld.
  • Naast het gebruik van onze normale samenwerkings- en communicatiemiddelen, bieden we medewerkers alle aanvullende apparatuur om een comfortabele en effectieve werkplek op afstand te garanderen.
  • Voor onze medewerkers die voor hun werk het onderhoud van ons kantoor met zich meebrengen, zullen wij hen blijven betalen en ondersteunen.
  • We blijven de aanbevelingen van de Nederlands overheid en het RIVM volgen, zodat we op de hoogte blijven van de nieuwste informatie- en veiligheidsprotocollen.

In deze tijd van onzekerheid zullen we er alles aan doen om onze klanten en de gemeenschap over de hele wereld te ondersteunen. Mochten de mondiale omstandigheden veranderen, dan hebben we er vertrouwen in dat we snel kunnen reageren op de veranderende marktdynamiek, waardoor de impact op ons bedrijf en verstoringen voor onze klanten en partners tot een minimum worden beperkt.

line

Vorig artikel
☀ Summer deal: Ontvang gratis 3 maanden extra Pro-gebruik! 		Volgend artikel
Beschikbaar in november: de koppeling met e-Boekhouden.nl
Categorieën
Corporate nieuws Marketing

SpinOffice Update: In de planning voor 2019

What's new in 2019

Het nieuwe jaar is het perfecte moment om de balans op te maken van alle dingen die je in 2018 hebt bereikt en natuurlijk doelen te stellen voor het komende jaar.

Misschien heb je plannen om gezonder te eten, meer te bewegen, eindelijk die droomreis te maken of nu echt je werk-privé balans te verbeteren.

Voor ondernemers kan het maken van goede voornemens voor het nieuwe jaar echt een positieve invloed hebben op succes. Als het gaat om het beheren van jouw groeiende onderneming, heb je software nodig die verder gaat dan de mogelijkheden van Excel-spreadsheets.

CRM-software zorgt voor efficiëntie in je dagelijkse activiteiten door te controleren hoe je met je klanten omgaat, taken te beheren en belangrijke gegevens gemakkelijk toegankelijk te maken.

SpinOffice CRM helpt bedrijven slimmer te werken, waardoor men beter in staat is om leads op te volgen en klantencontact te beheren.

Wat is er binnenkort beschikbaar in SpinOffice?

We begrijpen dat je misschien nieuwsgierig bent naar wat je dit jaar van ons kunt verwachten. Naast het bieden van een betrouwbare CRM, blijven we nieuwe functionaliteiten ontwikkelen en dingen verbeteren.

Natuurlijk informeren we je zodra er veranderingen zijn, maar hier is alvast een voorproefje van wat er aan komt.

  • Een gloednieuw Home dashboard dat jouw recente relaties, taken en meer slimme widget-informatie laat zien.
  • Beheer al je taken in een nieuwe takenlijst. Je hebt een duidelijker overzicht van alle aankomende, achterstallige en voltooide taken.
  • Een verbeterde MailChimp-module die lijstabonnees in MailChimp synchroniseert met je zakelijke relaties in SpinOffice, inclusief hun lijststatus en mogelijke bounces.
  • Verbetering van de interface van mobiele app. We zijn ons ervan bewust dat de mobiele app van SpinOffice CRM achterblijft wat betreft gebruiksvriendelijkheid en uiterlijk. We werken er hard aan om dit te verbeteren.
  • Beveiligingsverbeteringen: beveiliging van informatie en privacy zijn onze belangrijkste assets. Het is in ons grootste belang dat je vertrouwen hebt in de manier waarop wij omgaan met jouw persoonlijke gegevens en alle gegevens in de database.

We zijn ervan overtuigd dat deze veranderingen van toegevoegde waarde zullen zijn voor jouw bedrijf.

We zijn altijd op zoek naar nieuwe kansen op de markt. Neem contact met ons op voor integratiemogelijkheden, API-suggesties óf indien je wensen hebt op het gebied van software ontwikkeling.

Indien je geen SpinOffice account meer hebt of de applicatie niet meer op je (mobiele) apparaat is geïnstalleerd, geen probleem! Download de software op je Mac, Windows PC of mobiele apparaat en begin opnieuw!

line

Bekijk vorig artikel
Het SpinOffice CRM-pictogram gaat veranderen!
Categorieën
Beveiliging Corporate nieuws

Hoe zorgt SpinOffice CRM er voor dat het voldoet aan de AVG

Vanaf 25 mei 2018 moet bijna iedere organisatie in Europa voldoen aan de General Data Protection Regulation (GDPR), in Nederland wordt deze nieuwe wet de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) genoemd. Het is verstandig om u hier goed op voor te bereiden, want vanaf 25 mei 2018 loopt u de kans op hoge boetes (tot 20 miljoen euro of 4% van de totale omzet). We leggen kort even uit wat de AVG inhoudt en welke essentiële maatregelen u in SpinOffice kunt nemen om aan de nieuwe Europese wet te voldoen.

In de AVG staat tot in detail beschreven hoe u als organisatie met persoonsgegevens moet omgaan. Bewaart en/of verwerkt u persoonsgegevens, dan moeten de betrokkenen (personen van wie u deze gegevens opslaat of verwerkt) hun privacyrechten goed, eenvoudig en snel kunnen gebruiken.

Om welke gegevens gaat het?

Het betreft persoonsgegevens die te herleiden zijn naar natuurlijke personen. Denk hierbij aan naam, locatie, IP-adressen, e-mail, numerieke data als BSN, paspoort of rijbewijsnummers.

AVG gaat om persoonsgegevens beschermen

Een van de eisen uit de AVG is dat u goede beschermingsmaatregelen neemt zodat persoonsgegevens niet in verkeerde handen kunnen vallen. Het gebruik van een gebruikersnaam en wachtwoord alleen biedt vaak niet voldoende bescherming tegen onbevoegd gebruik.

SpinOffice CRM en de AVG

Op onze website vind u informatie wat wij doen om ervoor te zorgen dat SpinOffice voldoet aan de normen van de aankomende AVG wetgeving. Hieronder een voorbeeld van wat wij onlangs voor u hebben ontwikkeld.

Tweestaps-verificatie bij inloggen

Als uw inloggegevens in handen vallen van hackers dan kunnen zij in uw SpinOffice database alle persoonsgegevens bekijken en downloaden. Met het gebruik van tweestapsverificatie maakt u het echter onmogelijk dat van gehackte inloggegevens misbruik gemaakt kan worden. Er is dan namelijk altijd een extra code nodig die u genereert via een zogenoemde ‘authenticator’ app op uw telefoon.

Tweestapsverificatie – hoe werkt het?

Het instellen van tweestapsverificatie (ook wel 2-factor authenticatie genoemd) binnen uw SpinOffice account gaat snel en eenvoudig. Dit zijn de stappen:

  • Log in binnen uw SpinOffice account.
  • Ga naar menu optie Beheer -> CRM voorkeuren -> Beveiliging.
  • Vink ‘Activeer 2-factor authenticatie met Google Authenticator’ aan.
  • Klik op ‘Opslaan’ om het voorkeurenscherm te sluiten.

Na het activeren van tweestapsverificatie wordt u bij het inloggen gevraagd een barcode te scannen op uw telefoon. U moet hiervoor de Google Authenticator applicatie hebben gedownload (beschikbaar voor iPhone en Android). Een geheime sleutel is gegenereerd en deze wordt opgeslagen in SpinOffice. De geheime sleutel, in combinatie met de huidige tijd, genereert een unieke code die u dient te gebruiken om in te loggen.

U logt dus in het vervolg in met uw eigen inloggegevens (factor 1) én een unieke beveiligingscode op uw telefoon (factor 2).

Voor meer informatie over het instellen van 2-factor authenticatie, lees dan de volgende instructie.

Wacht niet te lang en regel het nu!

Vanaf 25 mei 2018 moet iedereen voldoen aan de eisen van de AVG. Zorg er daarom voor dat u het nu alvast goed regelt in SpinOffice CRM. Zo bent u goed beschermd én voorkomt u een eventuele boete.

Voor meer details over hoe wij de veiligheid van informatie en privacy waarborgen, verwijzen we u naar de geldende algemene voorwaarden van SpinOffice. Uiteraard kunt u ook altijd contact met ons opnemen voor een persoonlijke toelichting op hoe we uw privacy en veiligheid waarborgen.



UPDATE VAN DIT ARTIKEL!
Op dinsdag 8 mei hebben we een pagina op onze website toegevoegd met alle informatie over de AVG privacywetgeving en SpinOffice CRM. Lees meer op www.spinoffice-crm.com/nl/avg/.

Categorieën
Corporate nieuws Marketing

Voor u maken we dingen beter…

We krijgen geweldige feedback van gebruikers over de hele wereld over de nieuwste updates van SpinOffice CRM. Sommigen van u gebruikt SpinOffice dagelijks, terwijl anderen het slechts een paar weken hebben getest. Het is ons een voorrecht om u van dienst te zijn en we zullen ons best blijven doen om u een geweldige ervaring te bieden tijdens het gebruik van SpinOffice CRM. U kunt de komende jaren nog veel geweldige updates en tools van ons verwachten.

Het afgelopen jaar was voor ons in veel opzichten een opwindend en succesvol jaar. We hebben een groot aantal functionaliteiten in SpinOffice kunnen toevoegen en verbeteren, zoals u regelmatig in onze nieuwsbrieven heeft kunnen lezen, en zijn we overgestapt naar het Amazon Web Services-platform om de applicatieservers te hosten die nodig zijn om alle klanten-databases van SpinOffice te kunnen draaien. Tevens hebben we voor een aantal bedrijven maatwerk oplossingen ontwikkeld die de wens hadden om dagelijkse processen met hun klantendatabase integreren. Hier volgt binnenkort meer over op onze website.

Dit alles om u beter van dienst te zijn zodat u uw bedrijf kan laten groeien.

Nogmaals bedankt voor het gebruik van SpinOffice!

Rudolf Philipse
Sr. Consultant

Hugo van der Horst
Sales & Support

 

Wist u dat wij twee resellers hebben, in Italië (Malin Luca) en in Brazilië / Argentinië (Rubens Keller)?