Category: NEW FEATURES

Categories
AI Integrations Marketing NEW FEATURES

AI en Microsoft Teams transcriptie automatisch verwerken in je CRM

AI en Microsoft Teams transcriptie automatisch verwerken in je CRM

Steeds meer bedrijven voeren klantgesprekken via Microsoft Teams. Tijdens deze meetings wordt vaak waardevolle informatie gedeeld: afspraken, actiepunten, klantvragen en nieuwe commerciële kansen. In de praktijk wordt slechts een klein deel van deze informatie daadwerkelijk vastgelegd in het CRM.

Met behulp van AI en Microsoft Teams transcripties wordt het mogelijk om gesprekken automatisch te verwerken. Hierdoor ontstaat een nieuwe vorm van automatisering in CRM, waarbij meetings direct worden omgezet in bruikbare informatie.

Wat is een Microsoft Teams transcriptie in CRM?

Een Microsoft Teams transcriptie in CRM is een automatische tekstversie van een Teams-meeting die bij de juiste relatie of klant wordt opgeslagen. Met behulp van AI kan deze transcriptie worden geanalyseerd om samenvattingen, actiepunten en vervolgstappen automatisch vast te leggen in het CRM.

Waarom Microsoft Teams transcripties waardevol zijn voor je CRM

Microsoft Teams kan gesprekken automatisch omzetten naar een transcriptie. Dit is een tekstversie van het volledige gesprek.

Zo’n Microsoft Teams transcriptie bevat vaak belangrijke informatie zoals:

  • Besproken producten of diensten
  • Vervolgafspraken
  • Klantvragen en bezwaren
  • Beslissingen en actiepunten
  • Nieuwe commerciële kansen

Wanneer deze informatie alleen in Teams blijft staan, gaat een groot deel van de waarde verloren. Door transcripties automatisch te koppelen aan het CRM wordt alle gespreksinformatie direct opgeslagen bij de juiste relatie of klant.

Hiermee ontstaat een completer en actueler klantdossier.

AI analyseert Microsoft Teams transcripties automatisch

De echte kracht ontstaat wanneer AI wordt toegepast op Microsoft Teams transcripties. Artificial Intelligence kan automatisch belangrijke informatie uit gesprekken herkennen, analyseren en structureren.

AI kan bijvoorbeeld automatisch:

  • Een samenvatting van het gesprek maken
  • Actiepunten herkennen
  • Vervolgstappen identificeren
  • Concept opvolg e-mails genereren
  • Belangrijke klantinformatie signaleren

Hierdoor verandert een Teams-meeting van een losse conversatie naar waardevolle CRM-informatie.

Automatisering in CRM bespaart tijd en voorkomt gemiste informatie

Veel sales- en accountteams besteden nog steeds veel tijd aan het handmatig bijwerken van hun CRM. Na een meeting moeten notities worden gemaakt, taken worden toegevoegd en opvolg e-mails worden verstuurd.

Door automatisering in CRM met AI kan een groot deel van dit werk automatisch gebeuren.

Zodra een Microsoft Teams-meeting is afgelopen kan:

  1. De transcriptie automatisch worden opgehaald
  2. De transcriptie worden gekoppeld aan de juiste relatie
  3. AI belangrijke informatie uit het gesprek halen
  4. Samenvattingen en actiepunten automatisch worden opgeslagen

Hierdoor blijft het CRM automatisch actueel zonder extra administratief werk.

Zelf bepalen wat AI uit Teams transcripties haalt

Een belangrijk voordeel van AI is dat organisaties zelf kunnen bepalen welke informatie uit gesprekken wordt gehaald. Met behulp van AI prompts kan worden ingesteld welke analyse op een Microsoft Teams transcriptie wordt uitgevoerd.

Voorbeelden van prompts zijn:

  • Maak een korte samenvatting van het gesprek
  • Welke vervolgstappen zijn afgesproken?
  • Welke commerciële kansen zijn besproken?
  • Welke vragen of bezwaren had de klant?

Hierdoor kan de AI-functionaliteit volledig worden afgestemd op de werkwijze van een organisatie.

Microsoft Teams transcriptie automatisch verwerken in CRM

Steeds meer bedrijven zoeken naar manieren om Microsoft Teams transcripties automatisch in hun CRM te verwerken. Door transcripties direct te koppelen aan relaties en klantdossiers ontstaat een centrale plek waar alle communicatie wordt opgeslagen.

De voordelen hiervan zijn onder andere:

  • Alle gesprekken automatisch opgeslagen bij de juiste relatie
  • Minder handmatige notities in het CRM
  • Sneller opvolgen van afspraken en acties
  • Betere samenwerking binnen teams
  • Completere klantinformatie

Deze vorm van CRM automatisering met AI zorgt ervoor dat gesprekken direct bijdragen aan een beter klantbeeld.

De toekomst van AI en automatisering in CRM

AI en transcriptie-analyse zullen de komende jaren een steeds grotere rol spelen in CRM-systemen. Meetings, gesprekken en communicatie worden automatisch omgezet in bruikbare data.

Dit betekent:

  • Minder administratief werk
  • Betere opvolging van klantgesprekken
  • Completere CRM-data
  • Meer inzicht in klantrelaties

Door AI, Microsoft Teams transcripties en CRM automatisering te combineren ontstaat een slimme assistent die helpt om elke klantinteractie optimaal vast te leggen.

AI en Microsoft Teams transcripties in SpinOffice CRM

Binnen SpinOffice werken we aan een nieuwe AI uitbreiding die Microsoft Teams transcripties automatisch verwerkt in het CRM. Gesprekken worden automatisch gekoppeld aan de juiste relatie en AI haalt de belangrijkste informatie uit de transcriptie.

Hierdoor wordt het mogelijk om:

  • Teams transcripties automatisch op te slaan
  • Samenvattingen te genereren met AI
  • Actiepunten automatisch te herkennen
  • Vervolg e-mails voor te bereiden
  • Belangrijke klantinformatie direct vast te leggen

Op deze manier ontstaat een slimme vorm van automatisering in CRM, waarbij Teams gesprekken direct bijdragen aan een completer klantdossier.

Microsoft Teams integreren met SpinOffice

Om Microsoft Teams transcripties automatisch in SpinOffice te verwerken, moet eerst een koppeling met Microsoft Teams worden gemaakt. Hiervoor gebruik je een Microsoft Azure App Registration waarmee SpinOffice toegang krijgt tot meetinginformatie en transcripties.

Op onze support-pagina leggen we stap voor stap uit hoe je Microsoft Teams koppelt aan SpinOffice CRM.

Meer AI in SpinOffice

De verwerking van Microsoft Teams transcripties met AI is slechts één van de toepassingen waar we binnen SpinOffice aan werken. Kunstmatige intelligentie kan namelijk op veel meer manieren helpen om CRM slimmer en efficiënter te maken.

Binnen SpinOffice ontwikkelen we verschillende AI-functionaliteiten die gebruikers ondersteunen bij dagelijkse communicatie en klantbeheer. Het doel is om informatie sneller beschikbaar te maken en handmatige administratie te verminderen.

Een voorbeeld hiervan is SmartMail. Met SmartMail helpt AI bij het opstellen en verbeteren van e-mails. Op basis van de context van een gesprek of klantdossier kan SpinOffice suggesties doen voor een passende reactie, zodat je sneller professionele e-mails kunt versturen.

Daarnaast werken we aan AI-functionaliteiten die helpen bij:

  • automatisch samenvatten van communicatie en documenten
  • herkennen van actiepunten uit gesprekken
  • voorstellen van vervolgstappen na meetings
  • analyseren van klantcommunicatie
  • herkennen van commerciële kansen

Door AI te combineren met CRM ontstaat een slimme assistent die meedenkt met je dagelijkse werk. In plaats van handmatig informatie vast te leggen, helpt AI om belangrijke informatie automatisch te herkennen en te structureren.

De nieuwe AI-functionaliteiten zullen binnen SpinOffice beschikbaar komen in een aparte uitbreiding: AI+. Hiermee kunnen organisaties zelf bepalen hoe AI wordt toegepast binnen hun CRM-processen.

Vooruitblik: jouw CRM als assistent

Onze ambitie gaat verder dan losse functies. We werken toe naar een proactieve CRM-assistent die kansen signaleert, je helpt relaties te versterken en je ondersteunt in het nemen van de juiste vervolgstappen. Zo wordt SpinOffice steeds slimmer en waardevoller in jouw dagelijkse werk.

Probeer het zelf!

Gebruik je SpinOffice al? Log dan in en ervaar zelf hoe AI je kan helpen bij het verwerken van e-mails en klantcommunicatie.

Werk je nog niet met SpinOffice CRM en ben je benieuwd hoe AI en automatisering in CRM jouw werk kunnen ondersteunen? Vraag gerust een gratis demo aan en ontdek hoe SpinOffice helpt om klantinformatie slimmer te beheren en tijd te besparen.

MOST RECENT POSTS
← Ga terug naar overzicht

Categories
AI NEW FEATURES

Nieuw in SpinOffice: AI direct in je Postvak IN

Nieuw in SpinOffice: AI direct in je Postvak IN

E-mail is voor veel organisaties nog altijd het belangrijkste communicatiemiddel met klanten. Maar wie veel mailt, kent het ook: volle inboxen, lange berichten en weinig tijd om alles zorgvuldig te verwerken. Toch verwacht een klant snel en persoonlijk antwoord.

Daarom breiden we SpinOffice CRM uit met nieuwe AI-functionaliteiten in het Postvak IN. Deze helpen je om e-mails sneller te verwerken en te beantwoorden, zonder dat het onpersoonlijk wordt. AI ondersteunt, jij houdt de regie.

AI direct bij binnenkomende e-mail

Naast de bestaande AI-tools bij het opstellen van e-mails, is AI nu ook beschikbaar bij binnenkomende berichten. In je Postvak IN zie je direct onder het onderwerp een oranje lijn met pictogrammen. Deze lijn geeft aan dat AI-functies beschikbaar zijn voor die e-mail. Zo kun je meteen kiezen hoe je AI wilt inzetten.

Wat kun je hiermee?

Antwoord AI-antwoord
Laat SpinOffice een passend conceptantwoord maken op basis van de ontvangen e-mail.
Je kunt dit direct gebruiken of eerst aanpassen. Jij beslist altijd wat er wordt verzonden.
SmartReply SmartReply
Geef in één zin aan hoe je wilt reageren, bijvoorbeeld:
“Bedanken en aangeven dat ik later deze week reageer.” SpinOffice maakt hier een volledig antwoord van en opent dit als conceptbericht.
AI-samenvatting AI-samenvatting
Ontvang je een lange e-mail? Dan maakt AI direct een korte samenvatting.
Zo zie je snel de kern zonder alles te hoeven lezen.

Wat levert dit je op?

Organisaties die deze functies gebruiken merken vooral winst in:

  • Sneller beslissen of en hoe je reageert
  • Minder tijd kwijt aan lezen en typen
  • Meer overzicht in drukke mailboxen
  • Meer focus op klanten en dossiers

Alles gebeurt binnen SpinOffice, in je vertrouwde werkomgeving.

Wanneer is dit vooral handig?

Deze functies zijn extra waardevol wanneer je:

  • veel klantvragen per e-mail ontvangt
  • regelmatig lange e-mails moet verwerken
  • snel maar zorgvuldig wilt reageren
  • overzicht wilt houden in drukke periodes

Voor veel gebruikers betekent dit vooral: meer rust in de mailbox.

Jij houdt altijd de controle

AI in SpinOffice is bedoeld als ondersteuning. Niet als vervanging van jouw oordeel.

  • AI doet een voorstel
  • Jij bepaalt of je het gebruikt
  • Jij blijft verantwoordelijk voor wat je verstuurt

Zo blijft communicatie persoonlijk en passend bij jouw organisatie.

Transparant omgaan met AI

We vinden het belangrijk om helder te zijn over hoe AI wordt ingezet. Daarom hebben we duidelijke afspraken over:

  • privacy
  • datagebruik
  • beveiliging
  • gebruikerscontrole

Read more hoe wij omgaan met AI, data en privacy.

Frequent questions

Worden mijn e-mails gebruikt om AI te trainen?

Nee. Gegevens worden niet gebruikt voor modeltraining.

Werkt AI automatisch op de achtergrond?

Nee. AI wordt alleen actief wanneer een gebruiker hiervoor kiest.

Kan mijn organisatie dit uitschakelen?

Ja. AI-functionaliteit is standaard beschikbaar, maar de databasebeheerder (SuperAdmin) kan deze uitschakelen.

Blijven mijn gegevens in SpinOffice?

Ja. CRM-gegevens blijven binnen de SpinOffice-omgeving.

Meer AI in SpinOffice

Deze uitbreiding is geen eindpunt, maar een volgende stap. We werken verder aan slimme toepassingen die helpen bij:

  • overzicht houden in klantcommunicatie
  • signaleren van belangrijke momenten
  • ondersteunen bij opvolging

Niet om werk over te nemen, maar om jouw werk makkelijker te maken.

Probeer het zelf!

Gebruik je SpinOffice al? Log dan in en ervaar zelf hoe AI helpt bij je e-mailverwerking.

Werk je nog niet met SpinOffice CRM en ben je benieuwd? Vraag gerust een gratis demo aan en ontdek hoe een CRM met AI jouw werk kan ondersteunen.

MOST RECENT POSTS
← Ga terug naar overzicht

Categories
AI Integrations NEW FEATURES

Nieuw in SpinOffice: SmartMail – verbeter je e-mails met AI

Nieuw in SpinOffice: SmartMail – verbeter je e-mails met AI

Bij SpinOffice streven we ernaar om jouw werkdag makkelijker en productiever te maken. Daarom introduceren we met trots onze nieuwste functionaliteit: SmartMail. Met deze slimme AI-assistent schrijf je sneller, beter en met meer zelfvertrouwen je e-mails.

Wat is SmartMail?

Iedereen herkent het: je zit achter je computer en wilt een belangrijke e-mail sturen, maar twijfelt over de toon of de juiste formulering. Kostbare minuten vliegen voorbij terwijl je zoekt naar betere woorden.

Met SmartMail is dat verleden tijd. AI helpt je om je e-mails te verbeteren, te herschrijven en aan te passen aan de juiste toon. Of je nu een professionele, formele versie nodig hebt of een meer persoonlijke, informele variant: met één klik heb je een verbeterde tekst klaarstaan.

✨ Voorbeeld: Je wilt een offerte bevestigen, maar twijfelt of je tekst te zakelijk klinkt. Met SmartMail maak je in één klik een meer klantvriendelijke en toch professionele versie.

De voordelen van SmartMail

  • Sneller werken – besteed minder tijd aan formuleren en meer aan wat er écht toe doet.
  • Altijd de juiste toon – kies direct tussen formeel of informeel, passend bij je ontvanger.
  • Professionelere e-mails – maak je teksten scherper, overtuigender en foutloos.
  • Meer zelfvertrouwen – weet zeker dat je boodschap duidelijk en professioneel overkomt.

Hoe werkt SmartMail?

  1. Typ je e-mail in het inhoud-blok van een sjabloon.
  2. Klik op SmartMail om te kiezen: verbeterde versie, formeel of informeel.
  3. Klik op Pas toe om de gekozen variant direct in je tekst te plaatsen.
  4. Niet tevreden? Klik opnieuw op Pas toe voor een alternatief of Zet terug naar je originele tekst.

Zo simpel is het – en voor alle SpinOffice-gebruikers gratis beschikbaar.

Hieronder een live-voorbeeld:

Zo simpel is het! Ontdek zelf hoe eenvoudig het is om betere e-mails te schrijven met de kracht van AI.

👉 SmartMail is gratis beschikbaar voor alle SpinOffice-gebruikers.

Beveiliging en verantwoord gebruik

  • Geen open source: de AI-functies werken via een gecontroleerde koppeling met OpenAI.
  • Privacy gegarandeerd: CRM-data blijft gescheiden, prompts en resultaten worden niet opgeslagen of gebruikt voor training.
  • Veilige koppeling: alle communicatie verloopt via versleutelde SSL/TLS-verbindingen.
  • Verantwoord gebruik: plaats geen zeer gevoelige informatie in prompts en controleer altijd de resultaten.

Lees meer in ons AI-gebruiksbeleid.

SmartMail uitschakelen

Wil je dat SmartMail binnen jouw organisatie om beveiligingsredenen niet beschikbaar is? Dan kan de super-admin dit eenvoudig uitzetten via Beheer → CRM-voorkeuren in het hoofdmenu.

Meer AI in SpinOffice

SmartMail is niet onze eerste stap met AI. In je Postvak IN kun je nu al automatisch lange e-mails laten samenvatten, zodat je direct de essentie ziet zonder eindeloos te scrollen. En dit is pas het begin – we werken aan nóg meer slimme toepassingen, zoals het signaleren van slapende klanten en slimme tips voor leadopvolging.

Vooruitblik: jouw CRM als assistent

Onze ambitie gaat verder dan losse functies. We werken toe naar een proactieve CRM-assistent die kansen signaleert, je helpt relaties te versterken en je ondersteunt in het nemen van de juiste vervolgstappen. Zo wordt SpinOffice steeds slimmer en waardevoller in jouw dagelijkse werk.

🚀 Probeer SmartMail zelf!

Wil je ervaren hoe eenvoudig en krachtig SmartMail is?

👉 Log nu in op SpinOffice of vraag een gratis demo aan en ontdek hoe AI je helpt om sneller, beter en effectiever te werken.

MOST RECENT POSTS
← Ga terug naar overzicht

Categories
Integrations NEW FEATURES

Nieuwe integratie in de spotlight: WhatsApp Business-koppeling in SpinOffice CRM

Nieuwe integratie in de spotlight: WhatsApp Business-koppeling in SpinOffice CRM

In een tijd waarin snelheid, persoonlijk contact en bereikbaarheid essentieel zijn in de communicatie met klanten, is WhatsApp niet meer weg te denken. Klanten willen snel schakelen, zonder wachttijden of omslachtige processen. E-mail blijft belangrijk, maar WhatsApp is hét kanaal geworden voor direct, informeel en efficiënt contact. Daarom introduceren we met trots de WhatsApp Business-koppeling in SpinOffice CRM — een krachtige, directe integratie die WhatsApp volledig onderdeel maakt van je dagelijkse CRM-werkflow.

Met deze integratie hoeven jij en je team niet meer te schakelen tussen apparaten of losse apps. Alles verloopt rechtstreeks vanuit SpinOffice, veilig, overzichtelijk en gekoppeld aan je klant.

Waarom is deze koppeling zo belangrijk?

Voor veel ondernemers in het MKB is klantcommunicatie de ruggengraat van hun organisatie. Of je nu een makelaar, coach, dienstverlener of installateur bent—klanten verwachten snel antwoord, op het kanaal van hun voorkeur. WhatsApp heeft zich inmiddels bewezen als het meest laagdrempelige communicatiekanaal.

Tegelijk groeit de behoefte aan structuur. Zeker wanneer meerdere medewerkers contact onderhouden met klanten, wil je dat alle communicatie op één centrale plek beschikbaar is. Geen losse telefoons meer, geen onduidelijkheid over wie wat gecommuniceerd heeft — alles komt samen in SpinOffice.

Dit betekent:

✅ Directe communicatie met klanten.

✅ Volledige communicatiegeschiedenis bij de klant.

✅ Betere interne samenwerking.

✅ Efficiënter werken, minder schakelen.

✅ Meer controle en professionaliteit.

👉 Bekijk ook de integratiepagina op onze website: spinoffice-crm.com/integraties/whatsapp.

Wat doet de WhatsApp Business-koppeling?

De WhatsApp Business-koppeling maakt gebruik van Meta’s officiële Business API. Hiermee kun je:

  • WhatsApp-berichten verzenden én ontvangen vanuit SpinOffice.
  • Alle gesprekken automatisch koppelen aan de juiste contactpersoon in je CRM.
  • WhatsApp-communicatie loggen in het relatie-archief, naast e-mails, notities, afspraken en taken.
  • Samenwerken met collega’s op basis van een compleet gespreksverloop.

Je klanten sturen een bericht naar jouw zakelijke WhatsApp-nummer, en jouw teamleden kunnen vanuit SpinOffice antwoorden. De interface voelt vertrouwd aan en maakt gebruik van de bestaande CRM-functionaliteit, zoals taken, dossiers, gebruikersrechten en e-mailarchieven.

Het resultaat: alle communicatie op één plek, zonder ruis.

De concrete voordelen voor ondernemers

De kracht van deze integratie zit hem in de eenvoud én impact. Wat levert het jou als ondernemer of gebruiker concreet op?

1. Snellere klantenservice

Beantwoord klantvragen razendsnel, zonder dat je je telefoon erbij hoeft te pakken. Geen wachttijden of e-mails heen-en-weer maar gewoon snel schakelen, vanuit één overzichtelijk dashboard. Klanten krijgen sneller een antwoord, wat leidt tot meer tevredenheid en vertrouwen.

2. Meer overzicht en structuur

Alle gesprekken zijn gekoppeld aan de juiste persoon of organisatie. Geen losse gesprekken meer op persoonlijke telefoons: alles centraal en veilig. Zelfs als een collega ziek is of afwezig, blijft de klantgeschiedenis volledig inzichtelijk.

3. Efficiëntere samenwerking

Iedereen in het team kan meelezen of een gesprek overnemen. Er is geen interne verwarring meer over “wie wat heeft geantwoord”. Dit voorkomt dubbele communicatie en zorgt dat klanten niet meerdere keren hetzelfde verhaal hoeven te doen.

4. Professionele uitstraling

Met een zakelijk WhatsApp-account laat je zien dat je bereikbaar én georganiseerd bent. Klanten waarderen snelle, persoonlijke antwoorden via hun favoriete kanaal. De communicatie voelt persoonlijk aan, maar is volledig ingebed in een professionele structuur.

5. Minder tools, meer focus

Door WhatsApp binnen je CRM te integreren, hoef je niet meer te schakelen tussen apparaten, tabbladen of apps. Alles gebeurt op één centrale plek. Dat betekent rust in je werkomgeving, hogere productiviteit en minder kans op fouten.

6. Concurrentievoordeel

Veel bedrijven gebruiken WhatsApp, maar slechts weinigen doen dat volledig geïntegreerd met hun CRM. Door de koppeling met SpinOffice creëer je als ondernemer een voorsprong in snelheid, service én professionaliteit.

Voor wie is dit interessant?

Deze integratie is ontwikkeld voor ondernemers en teams die veel klantcontact hebben en grip willen houden op hun communicatie. Denk aan:

  • Makelaars en vastgoedkantoren – die snel willen reageren op bezichtigingsverzoeken.
  • Coaches en consultants – die laagdrempelig bereikbaar willen zijn.
  • Installateurs, monteurs en servicebedrijven – die onderweg snel een klantvraag willen beantwoorden.
  • Administratiekantoren – die korte updates of herinneringen willen sturen.
  • Support- of salesteams – die via WhatsApp vragen of offertes behandelen.

Kortom: iedereen die klantgericht werkt en communicatie serieus neemt. Of je nu een eenpitter bent of een team van twintig man hebt, deze koppeling helpt je professioneler en efficiënter te werken.

Wat kun je in de toekomst verwachten?

We blijven de functionaliteit uitbreiden op basis van feedback uit de praktijk. Denk aan:

  • Templates voor veelgestelde vragen of standaardantwoorden.
  • Automatische acties op inkomende berichten, zoals het aanmaken van taken of het toewijzen aan een gebruiker.
  • Diepere integratie met andere modules in SpinOffice, zoals sales funnels, agenda’s of meldingen.
  • Chatbot-integraties voor het automatisch afhandelen van simpele klantvragen.

Heb je specifieke wensen of ideeën? Laat het ons weten — de roadmap is actief in ontwikkeling en we denken graag met je mee.

Klaar om aan de slag te gaan?

Wil jij ook WhatsApp-gesprekken direct in je CRM beheren? Ga naar je instellingen in SpinOffice en activeer de koppeling vandaag nog. Of neem Contact us met ons op voor een korte demo.

Bekijk hier de handleiding om direct aan de slag te gaan: WhatsApp Business activeren in SpinOffice CRM.

MOST RECENT POSTS
← Ga terug naar overzicht

Categories
NEW FEATURES

Become an expert in using labels

Become an expert in using labels

As you know labels in SpinOffice already help you to distinguish and group relationships. Decide which labels you want to use for your relationships. Group them based on products, services, categories or customer characteristics. This way you can easily find what you are looking for and filter your CRM even more efficiently. But now we have made this feature even more powerful!

New: label statuses

We introduce a new option that allows you to add different statuses to labels. Think, for example, of "will come" or "will not come" for training, or "hot" and "cold" for prospecting. With this extension, you can organize your customer database even better and get more overview of important information within your CRM.

Curious about the possibilities?

Click on the button below and schedule a short introduction with Hugo van der HorstIt shows you in up to 15 minutes how label statuses improve your workflow!

MOST RECENT POSTS

Categories
Integrations NEW FEATURES

Now available: link your business telephony via Bubble

Now available: link your business telephony via Bubble

  • Hugo

  • 01/05/2024

  • 15:59

  • 0 comments

Met SpinOffice CRM creëer je een centrale plek voor je mail, zakelijke contacten, afspraken, taken, projecten, dossiers, documenten, bestanden en notities. Daar kan telefonie zeker niet bij ontbreken en daarom kun je met integratietool Bubble nagenoeg elk telefonieplatform koppelen aan SpinOffice.

Met Bubble hoef je tijdens een telefoongesprek niet meer handmatig op zoek te gaan naar klantgegevens maar verschijnen die direct in een pop-up op je beeldscherm. Van daaruit kan je diverse acties uitvoeren zoals het openen van de relatiekaart en het invullen van een gespreksnotitie. En ook uitgaand bellen is nog nooit zo makkelijk geweest door de “click-to-dial” functie.

Met Bubble kan je nagenoeg elk telefonieplatform koppelen aan SpinOffice CRM.

De voordelen van de Bubble-integratie met SpinOffice op een rij:

Direct bellen vanuit SpinOffice (click-to-dial)

Insight and recording of who is calling 

Directly relevant information available

Works on Windows and Mac

SpinOffice maakt automatisch gespreksnotities aan

Recognition and linking of incoming and outgoing calls

Meer weten? Bekijk hier de mogelijkheden en de kosten »

Share

MOST RECENT POSTS

Sign up for our newsletter

Stay up to date with our most important news, software updates and promotions.

Categories
NEW FEATURES

Nieuw in SpinOffice: Live-chat voor direct support

Belangrijk:
Deze functionaliteit is op dit moment alleen geactiveerd bij demo-gebruikers. Zo kunnen wij prospects zo goed mogelijk ondersteunen bij het ontdekken van de mogelijkheden van SpinOffice. Voor betalende klanten, die hun weg beter weten te vinden in de software, wordt de Live-chat binnenkort ook geactiveerd op diverse schermen.

Freshchat in SpinOfficeBen je ingelogd in SpinOffice en heb je een specifieke vraag over een van de functionaliteiten van de software, heb je een technische vraag of wil je meer weten over onze prijzen? Stel dan jouw vraag direct aan ons via de Freshchat chat-optie rechtsonder in ieder scherm.

Met de invoering van Freshchat bieden wij nu gepersonaliseerde in-app support dankzij een slimme bot gekoppeld aan onze kennisbank (FAQ’s en de handleiding) én menselijke ondersteuning via een live-chat met een van onze support-medewerkers.

Wij helpen je dus nu nog beter met het vinden van het juiste antwoord op jouw vraag!

Benieuwd hoe het werkt? Log nu in »

line

Gebruik de desktop-software
Ervaar alle voordelen van SpinOffice, niet alleen via de web-versie maar ook in de desktop-software. Beschikbaar voor Windows PC en macOS. Download de software »

line

Vorig artikel
Gebruik labels in SpinOffice voor optimale segmentatie van uw relaties 		Volgend artikel
Christmas Deal: Ontvang 1 uur gratis support bij upgrade naar Pro
Categories
NEW FEATURES

Gebruik labels in SpinOffice voor optimale segmentatie van uw relaties

Maakt u al gebruik van labels in SpinOffice CRM? Verhoog de kwaliteit van uw relatiebestand door de mogelijkheid om relaties met gemeenschappelijke kenmerken nog beter te segmenteren. Bepaal zelf welke labels u wilt gebruiken en voor wie. Maak bijvoorbeeld onderscheid in bepaalde producten of diensten, categorieën, een specifieke status of klantkenmerk. Geef iedere gewenste relatie in uw CRM vervolgens de juiste label(s). Zo kunt u relaties nog efficiënter zoeken, categoriseren en filteren.

Labels in SpinOffice

In de betaalde versie heeft u de beschikking over label-groepen. Dit biedt de mogelijkheid om verschillende categorieën te maken en labels onder te verdelen deze categorieën. U kunt dan ook filteren op niet alleen de labels maar ook op label-groepen. Geef iedere label-groep een andere kleur. Zo brengt u meer structuur aan in de brij van labels.

Het werken met labels is zeer laagdrempelig en gemakkelijk te gebruiken. We raden iedereen aan om deze functionaliteit te testen en te gebruiken.

Voor veel bestaande klanten is een migratie naar een nieuwe versie van het relatie-scherm vereist.

Curious about the possibilities? Lees hier alles over labels »

line

Vorig artikel
Volg de volgende stappen om aan de slag te gaan met SpinOffice CRM 		Volgend artikel
Nieuw in SpinOffice: Live-chat voor direct support
Categories
NEW FEATURES

Nieuw in SpinOffice: het gebruik van labels

Het is nu mogelijk om met labels (tags) te werken in SpinOffice CRM. Labels zijn de opvolger van de huidige kenmerken. Het werken met labels is zeer laagdrempelig en gemakkelijk te gebruiken in de nieuwe versie van SpinOffice.

Relatielijst schermBelangrijk:
Om gebruik te kunnen maken van labels is het nieuwe Relatielijst-scherm vereist. Zie afbeelding.

Dit Relatielijst-scherm vervangt het huidige relatiescherm dat u nu gebruikt. Het nieuwe scherm is op dit moment voor de meeste klanten nog niet geactiveerd. Onderaan dit nieuwsbericht bespreken we hoe je dit kunt krijgen.

Wat kan je met labels?

Bepaal vooraf welke labels je wilt gebruiken voor je relaties. Maak bijvoorbeeld onderscheid in bepaalde producten of diensten, categorieën, een bepaalde status of klantkenmerken. Geef vervolgens iedere gewenste relatie in jouw CRM de juiste label(s). Zo kun je jouw relaties nog efficiënter zoeken, categoriseren en filteren.

Hoe label je jouw relaties?

Wanneer je een relatie toevoegt of bewerkt in SpinOffice, vind je de labels als tabblad aan de linkerkant van het scherm Relatie toevoegen/bewerken. Voeg hier nieuwe of vooraf gedefinieerde labels toe voor deze specifieke relatie.

Het is ook mogelijk om direct vanuit het nieuwe Relatielijst-scherm labels toe te voegen. Doorloop deze stappen:

  1. Ga in SpinOffice naar het nieuwe Relatielijst-scherm.
  2. Zoek de gewenste relatie waarvoor je labels wilt toevoegen.
  3. Je vindt de optie labels onder de CONTACTGEGEVENS-widget aan de rechterkant.

    4. labels toevoegen

  4. Voeg zelf de gewenste labels toe door handmatig in te voeren.
  5. Alle toegevoegde labels worden direct getoond.

Doorloop je relaties om labels toe te voegen. Je hebt ongelimiteerd aantal labels tot je beschikking. Binnenkort is het mogelijk om een massa relatie-aanpassing te doen en een groep relaties een of meerdere labels te geven.

Alle labels beheren

Wil je vooraf bepaalde labels definiëren? Dat kan! Ga dan naar hoofdmenu optie Beheer -> Labels. Hier kan je ongelimiteerd aantal labels toevoegen en verwijderen. Zie hieronder een voorbeeld.
labels opmaak

Alle labels die je handmatig hebt gebruikt voor relaties, worden ook in dit scherm getoond.

Relaties zoeken op basis van labels

Het zoeken op labels is heel gemakkelijk! Begin de zoekopdracht met een hashtag ‘#’ en voer vervolgens het label in. Als voorbeeld, #xelion toont alle relaties die het ‘Xelion’-label hebben.

Relaties filteren op basis van labels

Ook dit is heel simpel. Ga naar een relatie die het label heeft waarop je wilt filteren en klik op het ‘label’-pictogram naast de getoonde label en kies Filter toepassen.

Labels verwijderen

Uiteraard kan je bij een individuele relatie de label gemakkelijk weghalen door op het ‘label’-pictogram naast de getoonde label te klikken en te kiezen voor Verwijderen. Wil je een heel label verwijderen? Ga dan naar menuoptie Beheer -> Labels en verwijder het label. Alle labels bij relaties komen dan te vervallen.

Binnenkort nog meer opties…

Om je nog meer tools te bieden bij het werken met labels, voegen we binnenkort nog opties toe. Zo worden de labels toegevoegd aan massa relatie-aanpassingen functie, komt er de mogelijkheid om label-groepen te maken en wordt het mogelijk om onderscheidende kleuren te maken voor iedere label-groep.

line

Wil jij ook labels gebruiken?

Voor demo-gebruikers en nieuwe klanten (sinds november 2021) is de functionaliteit al beschikbaar in het nieuwe Relatielijst-scherm.

Voor veel bestaande klanten is eerst een migratie naar een nieuwe versie vereist. Dus, wil jij gebruikmaken van labels maar heb je op dit moment nog geen Relatielijst-scherm? Neem dan contact met ons op. We bespreken dan graag de mogelijkheden.

line

Vorig artikel
SpinOffice Update: een terugblik op 2021 		Volgend artikel
Volg de volgende stappen om aan de slag te gaan met SpinOffice CRM
Categories
NEW FEATURES

Vernieuwde Postvak IN met verticale verdeling van de berichtenlijst en het preview-gedeelte

In navolging van waardevolle feedback van gebruikers hebben wij de Postvak IN vernieuwd. Er bleek namelijk behoefte om e-mailberichten sneller en makkelijker te kunnen bekijken en lezen. Daarom hebben we er voor gekozen om de positie van de berichtenlijst en het preview-gedeelte aan te passen naar een verticale verdeling i.p.v. de horizontale verdeling met kolomlay-out bovenaan en preview-gedeelte onderaan het scherm. Door deze aanpassing wordt er direct meer van het geselecteerde bericht getoond en is de noodzaak er minder snel om het bericht te openen.

Daarnaast is de laadsnelheid van e-mailinhoud significant verbeterd. Dit, samen met de visuele aanpassing in de verdeling van het scherm, zal er voor zorgen dat het nog gemakkelijker wordt om in jouw Postvak IN te werken.

Ben je benieuwd naar alle veranderingen? We zetten alle aanpassingen in de vernieuwde Postvak IN voor je op een rij:

  • De berichtenlijst wordt links weergegeven en het preview-gedeelte aan de rechterkant.
  • De verticale verdeler tussen berichtenlijst en preview is tevens aanpasbaar van positie door deze naar links of rechts te verslepen.
  • E-mailinhoud wordt sneller geladen.
  • Filteroptie-pictogrammen (ongelezen, gemarkeerde, privé items en niet-gekoppelde) vind je nu direct boven de berichtenlijst.
  • Snelle actie-pictogrammen ‘Verwijderen’ en ‘Afronden’ toegevoegd bij een geselecteerd bericht.
  • Gemarkeerde e-mailberichten worden duidelijk onderscheiden met een oranje kleur.
  • De optie om te schakelen tussen e-mailaccounts is verschoven naar linksboven, direct boven de e-mailaccount mappen.
  • Het relatiekaart tegeltje linksonder is nu aanklikbaar en springt vervolgens naar de relatiekaart. Klik op het ‘E-mail’ pictogram om een nieuw e-mailbericht naar deze relatie op te stellen.
  • Er is een nieuwe optie toegevoegd, genaamd ‘Sticky Notes’. Zie hieronder een voorbeeld:

    Activeer deze optie in ‘Postvak IN voorkeuren’ (tandwiel-pictogram rechtsboven). Nadat de optie is geactiveerd en je maakt een notitie bij een e-mailbericht, dan wordt deze onderin toegevoegd. Klik op het ‘+’ pictogram om de notitie uit te vouwen. Een handige functie wanneer je veel tekst wilt toevoegen aan een e-mailbericht.

line

De vernieuwde Postvak IN wordt nu stapsgewijs bij bestaande klanten en gebruikers uitgerold. Het kan dus zo zijn dat het op dit moment nog niet in jouw database is geactiveerd.

Mocht je vragen hebben over deze update, neem gerust contact met ons op.

line

Vorig artikel
Nu beschikbaar: de volledige web-based versie van SpinOffice CRM! 		Volgend artikel
SpinOffice Update: een terugblik op 2021