SpinOffice CRM hecht grote waarde aan de veiligheid en continuïteit van klantgegevens. Daarom hebben wij een robuust Back-up- en Herstelbeleid ontwikkeld om te waarborgen dat gegevens beschermd blijven en in geval van nood snel kunnen worden hersteld.
SpinOffice CRM wordt volledig gehost binnen de EU op Amazon Web Services (AWS). AWS biedt geavanceerde mogelijkheden voor back-ups en redundantie om de integriteit en beschikbaarheid van gegevens te garanderen. Daarnaast voldoet AWS aan internationale beveiligingsstandaarden zoals ISO 27001.
Wij streven naar een uptime van 99,9% voor onze database-servers en maken gebruik van een ‘private network’ binnen AWS, waarin alle klantendatabases versleuteld zijn met een unieke company key. Onze infrastructuur is ingericht met meerdere datacenters, zodat in geval van een storing automatisch wordt overgeschakeld naar een andere locatie zonder onderbreking van de dienstverlening.
Back-up strategie
- SQL database back-ups
- Dagelijks wordt er automatisch een back-up gemaakt van de SQL database waarin alle berichten, bestanden en relaties zijn opgeslagen.
- Periodieke controles worden uitgevoerd om de integriteit en beschikbaarheid van deze back-ups te garanderen.
- Back-ups worden opgeslagen in meerdere AWS-datacenters binnen de EU voor extra redundantie.
- Bestanden en Documenten (S3-opslag)
- Bestanden worden opgeslagen in Amazon S3 en maken gebruik van de interne AWS-structuur voor gegevensbeveiliging.
- Versies van bestanden en documenten worden continu opgeslagen, waardoor het mogelijk is om eerdere versies te herstellen.
- SpinOffice bewaart snapshots van alle wijzigingen aan bestanden in de afgelopen 5 dagen; daarna worden bestanden tot 100 dagen bewaard op een back-up server.
- E-mailberichten
- Verwijderde e-mailberichten blijven 90 dagen in de verwijderde-map beschikbaar voordat ze definitief worden verwijderd.
Herstel en retentiebeleid
- Retentie van verwijderde gegevens
- Gegevens die door een gebruiker uit de database worden verwijderd, blijven nog 30 dagen in de back-ups aanwezig en kunnen binnen deze periode op verzoek worden hersteld.
- Na 30 dagen worden de verwijderde gegevens permanent verwijderd en kunnen ze niet meer worden hersteld.
- Back-up retentie
- Database back-ups worden gedurende 30 dagen bewaard.
- Bestanden en documenten worden tot 100 dagen gearchiveerd in een aparte back-up omgeving.
- Disaster recovery
- SpinOffice CRM maakt gebruik van een ‘private network’ binnen AWS, waarbij alle klantgegevens veilig binnen de EU worden opgeslagen.
- In geval van een storing in één AWS-datacenter wordt automatisch overgeschakeld naar een ander datacenter zonder onderbreking van de dienstverlening.
- Er wordt periodiek een gesimuleerde disaster recovery-test uitgevoerd om de effectiviteit van ons herstelproces te waarborgen.
Beveiligingsmaatregelen
- Versleuteling
- Alle databases in SpinOffice CRM zijn versleuteld met een unieke company key.
- Bestanden en documenten in S3-opslag zijn eveneens versleuteld om ongeautoriseerde toegang te voorkomen.
- Toegangsbeheer
- Twee-stapsverificatie (2FA) is geïmplementeerd voor extra beveiliging bij het inloggen.
- Alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot back-ups, en toegang wordt streng gecontroleerd.
- Onze medewerkers zijn zich bewust van de risico’s van het werken met online data en hebben een geheimhoudingsverklaring getekend.
- Monitoring en preventieve maatregelen
- SpinOffice CRM monitort 24/7 via software de beschikbaarheid van onze diensten. Problemen worden direct door systeembeheerders opgepakt.
- Webdiensten zijn beveiligd met SSL-certificaten, en alle data wordt versleuteld verzonden via HTTPS.
- Onze systemen worden continue bewaakt op ongebruikelijk verkeer (Spam en Malware), en we hebben verschillende anti-virus en anti-malware maatregelen geïmplementeerd.
- Verdachte activiteiten genereren automatische alerts, zodat we direct actie kunnen ondernemen.
- We hanteren een strikt patchbeleid om security-updates snel uit te rollen en kwetsbaarheden direct te verhelpen.
- Periodieke beveiligingsaudits
- Er worden regelmatig pentests uitgevoerd door externe beveiligingsspecialisten om kwetsbaarheden te identificeren en te verhelpen.
- Back-ups worden periodiek getest om te garanderen dat ze correct kunnen worden hersteld.
Melding van datalekken
- Indien een datalek wordt gedetecteerd, stelt SpinOffice de getroffen klant binnen 24 uur op de hoogte via e-mail.
- SpinOffice werkt nauw samen met de verwerkingsverantwoordelijke om aan de wettelijke verplichtingen van de Autoriteit Persoonsgegevens te voldoen.
- Er wordt een grondige analyse uitgevoerd om de impact te minimaliseren en herhaling te voorkomen.
Uitwijkstrategie
- In het geval van een langdurige AWS-storing hebben wij procedures om snel te migreren naar een alternatieve regio binnen AWS.
- We maken gebruik van multi-zone replicatie om de beschikbaarheid van gegevens te waarborgen, zelfs bij storingen op regionaal niveau.
SpinOffice CRM heeft een uitgebreid en solide back-up- en herstelbeleid geïmplementeerd, waarmee de veiligheid en beschikbaarheid van klantgegevens gewaarborgd blijft. Door middel van versleuteling, monitoring, periodieke tests en strikte toegangscontroles zorgen wij ervoor dat gegevens optimaal beschermd zijn en snel hersteld kunnen worden in geval van nood.
Subscribe to our newsletter
Stay up to date with our most important news, software updates and promotions.
Experience SpinOffice CRM without obligation
We are happy to make time to explore together how SpinOffice CRM can improve your business processes. Whether you want to work more efficiently, communicate in a more customer-focused way, or simply gain more overview: we will help you on your way.
SpinOffice CRM is available for only €36.65 per user per month.