Gebruik van externe AI-diensten

Voor het leveren van AI-functionaliteit maakt SpinOffice gebruik van externe AI-diensten van gespecialiseerde technologiepartners (zoals OpenAI). Deze diensten verwerken tijdelijk gegevens om de gevraagde functie uit te voeren.

Daarbij gelden de volgende uitgangspunten:

• Alleen de noodzakelijke inhoud wordt gedeeld
• Gegevens worden niet opgeslagen voor hergebruik
• Gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Voor de koppeling met Claude hangt dit af van je eigen Claude-abonnement; zie “Koppeling met Claude”
• Verwerking gebeurt via beveiligde verbindingen (SSL/TLS)
• SpinOffice selecteert AI-partners zorgvuldig op basis van privacy en beveiliging

SpinOffice verkoopt of verstrekt geen gegevens aan AI-leveranciers voor commerciële doeleinden.

Bescherming van gegevens

• CRM-data blijft binnen de SpinOffice-omgeving, tenzij u deze zelf in eenprompt opneemt of tenzij het gaat om AI-functies die per ontwerp externe verwerking vereisen (zoals telefoontranscriptie, zie hierboven)
• AI-resultaten worden alleen binnen de omgeving van de klant getoond
• Prompts en AI-uitvoer worden niet gebruikt voor modeltraining
• SpinOffice past actuele beveiligingsstandaarden toe

Logging en monitoring

Voor stabiliteit, beveiliging en kwaliteitscontrole kan SpinOffice technische logging toepassen. Deze logging:

• bevat geen inhoudelijke e-maildata
• wordt niet gebruikt voor AI-training
• wordt alleen gebruikt voor technische analyse en foutopsporing

Controle en beheer

AI-functionaliteit is standaard beschikbaar binnen SpinOffice. Organisaties houden echter volledige regie:

• De databasebeheerder (SuperAdmin) kan AI-functionaliteit uitschakelen
• Gebruikers kiezen zelf wanneer zij AI inzetten
• AI-functies in de e-mailomgeving (SmartMail, SmartReply, AI-antwoord) werken nooit automatisch zonder gebruikersactie. Transcriptie van Teams-meetings en telefoongesprekken vindt plaats zodra de betreffende functie is ingeschakeld, zonder dat hiervoor per gesprek een aparte gebruikersactie nodig is.

Koppeling met Claude (Anthropic)

Met de SpinOffice-connector kun je SpinOffice koppelen aan je eigen account bij Claude, de AI-assistent van Anthropic. Je stelt dan in Claude een vraag in gewone taal, en Claude zoekt het antwoord op in SpinOffice.

Hoe de koppeling werkt

• De koppeling staat standaard uit. De SpinOffice-beheerder van je organisatie zet hem aan en bepaalt welke functies beschikbaar zijn.
• Elke gebruiker verbindt de koppeling met zijn eigen SpinOffice-inlog. Claude werkt daarna namens die gebruiker en met diens rechten: je ziet en doet in Claude niets wat je in SpinOffice niet ook mag.
• Een e-mail wordt pas verstuurd nadat de gebruiker die heeft gelezen en bevestigd.

Welke gegevens worden gedeeld

• Claude krijgt alleen het resultaat van een gestelde vraag te zien. Er worden geen gegevens gesynchroniseerd of in bulk gedeeld.
• De connector draait in de EU, in dezelfde beveiligde omgeving als SpinOffice.
• We loggen alleen technische gebruiksgegevens (welke functie wanneer is gebruikt), nooit de inhoud van je gegevens. Die logs bewaren we 14 dagen, uitsluitend om de koppeling te verbeteren.
• Vraag je in Claude om een samenvatting van een relatie, dan wordt die samenvatting op onze server gemaakt met het AI-model dat in SpinOffice is ingesteld (standaard OpenAI, zie hierboven). Daarna gaat het resultaat naar Claude.

Wat Anthropic met je gegevens doet

Wat Claude met je vraag en het antwoord doet, valt onder de voorwaarden tussen jou (of je organisatie) en Anthropic, niet onder die van SpinOffice. Of je gesprekken worden gebruikt om AI-modellen te verbeteren, hangt af van je Claude-abonnement:

• Claude Free, Pro en Max (persoonlijke accounts): je kiest dit zelf met de instelling “Help improve our AI models” (in het Nederlands mogelijk anders genoemd) onder Instellingen > Privacy (claude.ai/settings/data-privacy-controls). Wij raden aan deze instelling uit te zetten als je Claude met SpinOffice-gegevens gebruikt.
• Claude Team en Enterprise (zakelijke accounts): volgens Anthropic worden gesprekken standaard niet gebruikt voor training. Gebruikers die feedback geven via de duim-omhoog/omlaag-knop, kunnen dat gesprek wel met Anthropic delen. Beheerders kunnen dat voor de hele organisatie uitzetten.

Voor zakelijk gebruik met klantgegevens adviseren we een Team- of Enterprise-account.

Koppeling stoppen

De beheerder kan de koppeling op elk moment voor de hele organisatie uitzetten in SpinOffice. Een gebruiker kan de connector ook zelf verwijderen in Claude.

Verantwoord gebruik

Wij adviseren om geen zeer gevoelige informatie in prompts te plaatsen, zoals:

• bijzondere persoonsgegevens (bijv. medische gegevens)
• vertrouwelijke bedrijfsinformatie
• gegevens met een verhoogd privacyrisico

Gebruikers blijven verantwoordelijk voor het controleren van AI-gegenereerde inhoud voordat deze wordt verzonden of gebruikt.

Grenzen van AI

AI is een hulpmiddel en kan onvolledige of onjuiste suggesties geven. Menselijke controle blijft altijd noodzakelijk. AI vervangt geen professioneel oordeel of interne besluitvorming.

Naleving van wet- en regelgeving

SpinOffice streeft ernaar om AI-functionaliteit in te zetten in lijn met:

• AVG/GDPR
• relevante Europese regelgeving
• gangbare beveiligingsnormen
• principes van dataminimalisatie en privacy-by-design

Wij volgen ontwikkelingen rond AI-wetgeving actief en passen ons beleid waar nodig aan.