Bij SpinOffice CRM hechten wij grote waarde aan transparantie, privacy en gegevensbescherming. In dit document leggen wij uit hoe wij kunstmatige intelligentie (AI) inzetten binnen onze software en hoe wij daarbij omgaan met gegevens.
Om het werken in SpinOffice sneller en makkelijker te maken, hebben wij AI-technologie geïntegreerd in onze software. Dit doen wij altijd met oog voor bescherming van uw gegevens en met behoud van uw controle over wat u deelt en gebruikt.
Wat verstaan wij onder AI-functionaliteit?
Binnen SpinOffice gebruiken wij de term AI-functionaliteit als verzamelnaam voor functies zoals:
- SmartMail (AI-schrijfassistent)
- SmartReply
- AI-antwoord genereren
- AI-samenvattingen (e-mail en telefoongesprekken)
- Vertalingen van e-mails
Deze functies helpen gebruikers om efficiënter met e-mailcommunicatie om te gaan.
Waar wordt AI voor gebruikt?
AI bij het verwerken van inkomende e-mails (Postvak IN)
AI-antwoord
Stelt automatisch een conceptantwoord op naar aanleiding van een ontvangen e-mail. De gebruiker bepaalt altijd zelf of dit wordt aangepast of verzonden.
SmartReply
Op basis van een korte instructie (prompt) wordt een volledig conceptantwoord gegenereerd.
AI-samenvatting
Maakt een korte samenvatting van een inkomende e-mail zodat de gebruiker snel de kern kan zien. Deze samenvatting wordt alleen binnen SpinOffice getoond.
AI bij het opstellen van e-mails
SmartMail
Helpt bij het schrijven, herschrijven of verbeteren van e-mails. U voert een korte tekst in (prompt). Deze wordt tijdelijk doorgestuurd naar de servers van OpenAI om een antwoord te genereren. De prompt en het antwoord worden niet door SpinOffice opgeslagen of hergebruikt.
Vertalen
Maakt het mogelijk e-mails te vertalen naar onder andere Engels, Duits en Frans.
SmartReply in de composer
Ook tijdens het opstellen van e-mails kan SmartReply worden gebruikt om snel een concepttekst te genereren.
AI bij telefoongesprekken
Transcriptie en samenvatting van telefoongesprekken
Telefoongesprekken die worden opgenomen voor trainingsdoeleinden, kunnen via onze telefonie-integratie Xelion worden doorgestuurd naar OpenAI voor transcriptie en samenvatting. De samenvatting wordt vastgelegd in het klant- of leaddossier in SpinOffice CRM. Dit wordt bij aanvang van het gesprek mondeling aangekondigd. Zie ons Privacy Policy (§3B) voor meer informatie over bewaartermijnen en rechtsgrondslag.
Gebruik van externe AI-diensten
Voor het leveren van AI-functionaliteit maakt SpinOffice gebruik van externe AI-diensten van gespecialiseerde technologiepartners (zoals OpenAI). Deze diensten verwerken tijdelijk gegevens om de gevraagde functie uit te voeren.
Daarbij gelden de volgende uitgangspunten:
- Alleen de noodzakelijke inhoud wordt gedeeld
- Gegevens worden niet opgeslagen voor hergebruik
- Gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen
- Verwerking gebeurt via beveiligde verbindingen (SSL/TLS)
- SpinOffice selecteert AI-partners zorgvuldig op basis van privacy en beveiliging
SpinOffice verkoopt of verstrekt geen gegevens aan AI-leveranciers voor commerciële doeleinden.
Bescherming van gegevens
- CRM-data blijft binnen de SpinOffice-omgeving, tenzij u deze zelf in eenprompt opneemt of tenzij het gaat om AI-functies die per ontwerp externe verwerking vereisen (zoals telefoontranscriptie, zie hierboven)
- AI-resultaten worden alleen binnen de omgeving van de klant getoond
- Prompts en AI-uitvoer worden niet gebruikt voor modeltraining
- SpinOffice past actuele beveiligingsstandaarden toe
Logging en monitoring
Voor stabiliteit, beveiliging en kwaliteitscontrole kan SpinOffice technische logging toepassen. Deze logging:
- bevat geen inhoudelijke e-maildata
- wordt niet gebruikt voor AI-training
- wordt alleen gebruikt voor technische analyse en foutopsporing
Controle en beheer
AI-functionaliteit is standaard beschikbaar binnen SpinOffice. Organisaties houden echter volledige regie:
- De databasebeheerder (SuperAdmin) kan AI-functionaliteit uitschakelen
- Gebruikers kiezen zelf wanneer zij AI inzetten
- AI-functies in de e-mailomgeving (SmartMail, SmartReply, AI-antwoord) werken nooit automatisch zonder gebruikersactie. Transcriptie van Teams-meetings en telefoongesprekken vindt plaats zodra de betreffende functie is ingeschakeld, zonder dat hiervoor per gesprek een aparte gebruikersactie nodig is.
Verantwoord gebruik
Wij adviseren om geen zeer gevoelige informatie in prompts te plaatsen, zoals:
- bijzondere persoonsgegevens (bijv. medische gegevens)
- vertrouwelijke bedrijfsinformatie
- gegevens met een verhoogd privacyrisico
Gebruikers blijven verantwoordelijk voor het controleren van AI-gegenereerde inhoud voordat deze wordt verzonden of gebruikt.
Grenzen van AI
AI is een hulpmiddel en kan onvolledige of onjuiste suggesties geven. Menselijke controle blijft altijd noodzakelijk. AI vervangt geen professioneel oordeel of interne besluitvorming.
Naleving van wet- en regelgeving
SpinOffice streeft ernaar om AI-functionaliteit in te zetten in lijn met:
- AVG/GDPR
- relevante Europese regelgeving
- gangbare beveiligingsnormen
- principes van dataminimalisatie en privacy-by-design
Wij volgen ontwikkelingen rond AI-wetgeving actief en passen ons beleid waar nodig aan.
Vragen of opmerkingen
Heeft u vragen over het gebruik van AI in SpinOffice of over ons beleid? Neem gerust Contact us met ons op via onze supportafdeling. Wij geven graag toelichting.
Subscribe to our newsletter
Blijf op de hoogte van ons belangrijkste nieuws, software-updates en onze acties.
Experience SpinOffice CRM without obligation
We are happy to make time to explore together how SpinOffice CRM can improve your business processes. Whether you want to work more efficiently, communicate in a more customer-focused way, or simply gain more overview: we will help you on your way.
SpinOffice CRM is available for only €36.65 per user per month.