Auteur: Hugo

De komende tijd zullen veel mensen vanwege het coronavirus hun werklaptop openen aan de keukentafel of thuis op de bank. Werkgevers zullen bereid zijn om te kijken naar thuiswerk oplossingen zodat werknemers veilig en gemakkelijk vanuit huis kunnen werken. Zzp’ers en freelancers doen het en ook steeds meer ondernemers met personeel zullen nu meer vanuit huis moeten werken. Daar ligt wel een gevaar op de loer. De grens tussen werk en privé vervaagt al snel, als u niet uitkijkt. Daarom geven wij zes tips die u helpen op het werk te focussen en productief te blijven.

Thuiswerken is even omschakelen. U kunt ineens op een andere tijd en plek werken en zelf bepalen wat u wanneer gaat doen. Bij thuiswerken draait het tenslotte om het resultaat en niet om aanwezigheid. Dat vraagt om discipline en planning en het (kunnen) scheiden van werk- en privézaken. Niet voor iedereen even makkelijk. Met deze tips maakt u een goed begin en schept u uw eigen randvoorwaarden voor een productieve(re) werkomgeving aan huis.

Tip 1: Maak uw eigen werkplek

Richt een plek ergens in huis in als vaste werkplek. Zo loopt u tijdens het werken niet de kans om te worden afgeleid door andere klussen die nog op u te liggen wachten. Geef al uw spullen, papieren en andere zaken die u voor uw werk nodig hebt er een eigen plek en laat deze ook daar. Helemaal handig is een werkplek die u kunt afsluiten. Omdat u na een dag werken de deur dichttrekt, blijft werk ook echt werk.

Tip 2: Plan werktaken in

Het geeft focus en structuur aan uw werkdag of -week als u bepaalde taken inplant. Dat voorkomt dat u wordt afgeleid door taken die thuis op u wachten. Gebruik uw agenda of taken en zet werkzaamheden er systematisch in. Wat doet u wanneer en hoeveel uur neemt dat in beslag? Zet videocalls in voor een eventuele dag- of weekstart. Op deze manier houd u elkaar op de hoogte van uw werkzaamheden en waar u hulp bij nodig heeft.

Tip 3: Stel prioriteiten

Denk goed na over wat u die dag echt moet doen en begin met de belangrijkste of moeilijkste taken. Moet u bijvoorbeeld een acquisitiegesprek voeren waar u eigenlijk geen zin in heeft? Doe het gelijk, zodat het uit uw hoofd en van uw takenlijst is.

Tip 4: Opstarten volgens een vast ritme

’s Ochtends last van opstartproblemen? Hanteer elke (werk)dag hetzelfde ritme. Bijvoorbeeld op een vaste tijd opstaan, u aankleden alsof u naar kantoor gaat en ontbijt maken en koffie zetten. Pak vervolgens het lijstje met prioriteiten erbij (dat u de dag ervoor of die ochtend maakt), zodat u weet wat u die dag moet en gaat doen.

Tip 5: Zorg voor een ergonomische werkplek

Het ligt voor de hand, maar een goede werkplek voorkomt niet alleen problemen, maar zorgt ook voor een betere werkhouding. Sta regelmatig even op, houd vaker een paar korte pauzes in plaats van een lange onderbreking en voorkom dat u de hele dag achter het beeldscherm zit. Als ondernemer heeft u volgens de Arbowet trouwens de plicht om te zorgen voor een goede werkplek voor uw medewerkers, ook als deze thuis werkt.

Tip 6: Zo voorkomt u afleiding en krijgen stoorzenders geen kans

Er zijn in huis een heleboel zaken die kunnen afleiden, maar er zijn ook een heleboel manieren om dat te voorkomen. Bijvoorbeeld: zet het geluid van uw telefoon uit om niet gestoord te worden. Of: check uw mail alleen op vastgezette tijden en zet het geluid van inkomende mail uit. En: ruim uw werkplek op aan het einde van de dag, zodat u de volgende ochtend fris en gelijk kunt beginnen. Ook handig: laat anderen in huis weten dat u aan het werk bent, maar vooral ook wanneer ze u wel mogen storen. Dat voorkomt dat ze tussendoor toch even aankloppen.

(Bron: loket.nl)

Zoals u waarschijnlijk weet, leent SpinOffice CRM zich uitstekend om thuis of ergens anders buiten kantoor te werken. Maar mocht u vragen hebben over het veilig thuiswerken voor u en uw werknemers, neem gerust contact met ons op.

Vorig artikel SpinOffice Update: een terugblik op 2019

Volgend artikel SpinOffice update: Uw agenda is vernieuwd!

Het begin van een nieuw jaar is altijd een goed moment om de balans op te maken van alle dingen die je in 2019 hebt bereikt en om doelen te stellen voor het nieuwe jaar. Zowel privé als zakelijk.

Ook wij kijken jaarlijks terug naar wat we hebben bereikt, wat er verbeterd kan worden aan SpinOffice CRM en onze dienstverlening, en hoe we het in 2020 nog beter kunnen doen.

In dit nieuwsbericht willen we graag een aantal noemenswaardige milestones uit 2019 met je delen.

De start van SpinOffice nieuwe stijl

We zijn begonnen met de herontwikkeling van onze software. We gebruiken hiervoor het zogenoemde ‘Laravel’ framework. De code waarmee het PHP framework gebouwd is, staat bekend als mooie, simpele en goed leesbare code. Hierdoor zijn Laravel-applicaties vaak stabiel, betrouwbaar en een stuk beter te onderhouden en uit te breiden.

In SpinOffice zijn het Home-dashboard en het Kanban-bord de eerste twee onderdelen die in Laravel zijn gebouwd. Later dit jaar volgen o.a. de Postvak IN, de e-maileditor, de Agenda en waarschijnlijk ook het Relatie-scherm.

 

Nieuwe massa-import mogelijkheden

Het is nog gemakkelijker geworden om je CRM-database met bestaande data te vullen. SpinOffice biedt nu de mogelijkheid om alle contactpersonen en agenda afspraken uit je huidige Office 365 account te halen. Het enige wat je moet doen is eenmalig je Office 365 account te koppelen met SpinOffice en die doet de rest.

 

Verbeterde Mailchimp integratie

Onze Mailchimp-module bevat nu een synchronisatie tussen Audiences (mailinglijsten) in Mailchimp en relaties in SpinOffice. Het beheren van je marketingcampagnes wordt hierdoor nog makkelijker. Verander je in SpinOffice de status van een relatie die op een van uw audiences staat, dan wordt de wijziging direct door Mailchimp opgepakt.

Naast de naam en het e-mailadres van de relatie zijn ook het relatietype-veld én de 20 info-velden in sync. Door middel van filters kan je snel en gemakkelijk in SpinOffice massa-aanpassingen doen binnen je Mailchimp mailinglijsten.

Wil je meer weten over de mogelijkheden? Neem contact met ons op.

 

Dossiers exporteren naar Dropbox

SpinOffice heeft de optie toegevoegd om een dossier rechtstreeks naar je Dropbox-account te exporteren. Het biedt zo de mogelijkheid om bestanden en documenten offline te benaderen, of om als lokale back-up te dienen.

SpinOffice exporteert het gehele dossier inclusief alle e-mailcommunicatie, bijlagen, documenten en bestanden en taken. Verbind eenmalig je Dropbox-account en dan kun je ieder gewenst dossier in SpinOffice in een handomdraai exporteren.

 

Beveiligingsverbeteringen

Beveiliging van informatie en privacy blijft zijn onze belangrijkste assets. Het is in ons grootste belang dat jij vertrouwen hebt in de manier waarop wij omgaan met persoonlijke gegevens en alle gegevens in de database. Wij monitoren dagelijks de prestaties van onze servers en voeren regelmatig updates uit t.b.v. de database performance en data-beveiliging.

We zien alleen wel dat niet iedereen de database optimaal heeft beveiligd. Verander jij bijvoorbeeld je wachtwoord wel regelmatig? En is 2-factor authenticatie bij jullie al geactiveerd? Hiermee maak je het voor buitenstaanders lastiger om in te kunnen loggen. Lees hier hoe het werkt en hoe je dit kunt activeren.

Wij doen er alles aan om hackers buiten de deur te houden, doe dit zelf ook.

Dit waren wel de belangrijkste punten. Later deze maand informeren we je over nieuwe functionaliteiten en verbeteringen aan SpinOffice die we voor dit jaar hebben gepland.

We zijn altijd op zoek naar nieuwe kansen op de markt. Neem gerust contact met ons op voor integratiemogelijkheden, API-suggesties óf wanneer je specifieke software ontwikkeling wensen hebt voor jouw bedrijf.

Vorig artikel Nu beschikbaar in SpinOffice: Import van Office 365 Contactpersonen & Agenda

Volgend artikel 6 tips voor productief thuiswerken