SpinOffice CRM and your privacy
Businesses must record what personal data they hold and why, and customers have the right to access that information and have it corrected or deleted.
Dit zijn onze privacybeloften:
- Onze software is ons product. U bent dat niet. Daarom verkopen wij uw gegevens niet. Nooit. Aan niemand.
- We do not collect data for the sake of collecting it. We only store data for a specific purpose, such as offering our product.
- We collect data to improve and tailor your experience. When we do this, we will be clear about it.
- We don't see what you're doing.
- We do not have access to your email, relationships or other information.
- Cookies geplaatst op deze website zijn voor het optimaal functioneren van de website, voor analyses op geaggregeerd niveau en voor marketing door SpinOffice zelf. Niet om profielen voor adverteerders op te bouwen.
Below you will find our official privacy policy. If you have any questions regarding the use of personal data, you can contact us at info@spinoffice-crm.com.
Laatst bijgewerkt: september 2025
Mulberry Garden B.V. (“ons”, “wij” of “onze”) beheert de website (www.spinoffice-crm.com) en de software-applicatie SpinOffice CRM (hierna de “Dienst”).
This page informs you of our policies regarding the collection, use and disclosure of personal data when you use our Service and the choices you have associated with that data.
Wij gebruiken uw gegevens om de Dienst te leveren en te verbeteren. Wanneer u de Dienst gebruikt, gaat u akkoord met de verzameling en het gebruik van informatie in overeenstemming met dit beleid. Tenzij anders bepaald in dit Privacybeleid, hebben de begrippen dezelfde betekenis als in onze algemene voorwaarden.
1. Definities
Employ
De website https://spinoffice-crm.com en de software-applicatie SpinOffice CRM, beheerd door Mulberry Garden B.V.
Personal data
Gegevens over een levende persoon die kan worden geïdentificeerd op basis van die gegevens (of op basis van die gegevens in combinatie met andere informatie die in ons bezit is of waarschijnlijk in ons bezit zal komen).
Usage data
Gegevens die automatisch worden verzameld, hetzij gegenereerd door het gebruik van de Dienst, hetzij vanuit de Dienst-infrastructuur zelf (bijvoorbeeld de duur van een paginabezoek).
Cookies
Informatiebestandjes die op uw apparaat (computer of mobiel) worden opgeslagen.
Gegevensbeheerder (Controller)
De natuurlijke of rechtspersoon die (alleen of samen met anderen) de doeleinden en middelen van de verwerking van persoonsgegevens bepaalt. In het kader van dit Privacybeleid zijn wij de Gegevensbeheerder van uw Persoonsgegevens. In het kader van dit Privacybeleid zijn wij een Gegevensbeheerder van uw Persoonsgegevens.
Gegevensverwerkers / Dienstverleners (Processors)
Natuurlijke of rechtspersonen die persoonsgegevens verwerken namens de Gegevensbeheerder.
Betrokkene (Gebruiker)
Elke levende persoon die gebruikmaakt van onze Dienst en op wie de Persoonsgegevens betrekking hebben.
2. Data collection and usage
Wij verzamelen verschillende soorten gegevens voor uiteenlopende doeleinden om onze Dienst aan u te kunnen leveren en om deze te verbeteren.
2.1 Persoonsgegevens
We kunnen u vragen om bepaalde persoonsgegevens te verstrekken die kunnen worden gebruikt om contact met u op te nemen of u te identificeren, zoals:
- First and last name
- E-mailadres
- Phone number
- Adres (straat, postcode, stad, provincie, land)
- Cookies and Usage Data
We kunnen uw Persoonsgegevens gebruiken om contact met u op te nemen met nieuwsbrieven, marketing- of promotiemateriaal en andere informatie die voor u interessant kan zijn. U kunt zich op elk moment afmelden via de afmeldlink in onze e-mails.
2.2 Gebruiksgegevens
Wanneer u de Dienst bezoekt of gebruikt via een apparaat, verzamelen we mogelijk gegevens zoals IP-adres, browsertype en -versie, bezochte pagina’s, datum en tijdstip van het bezoek, tijd op pagina’s, unieke apparaat-ID en andere diagnostische gegevens. Op mobiele apparaten kan dit o.a. het type apparaat, besturingssysteem en mobiele browser omvatten.
2.3 Locatiegegevens
Met uw toestemming kunnen we locatiegegevens gebruiken om functies aan te bieden of te verbeteren. U kunt locatie-toegang altijd uitschakelen via uw apparaatinstellingen.
2.4 Tracking- en cookiegegevens
We gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën (beacons, tags, scripts) om activiteit te volgen en om de Dienst te verbeteren en te analyseren. Zie ons cookiebeleid voor details.
3. Use of data
Mulberry Garden B.V. gebruikt de verzamelde gegevens voor onder meer:
- Het leveren en onderhouden van de Dienst
- Het informeren over wijzigingen in de Dienst
- Het bieden van (optionele) interactieve functies
- Klantenondersteuning
- Analyse en verbetering van de Dienst
- Monitoring van gebruik en performance
- Detectie, preventie en aanpak van technische en beveiligingsproblemen
- Het sturen van nieuws en aanbiedingen over gelijksoortige producten/diensten (mits toegestaan)
Specifiek voor AI-functionaliteiten (zie ook paragraaf 3A):
- Het genereren van tekstsuggesties voor e-mails (SmartMail)
- Het samenvatten van inkomende e-mails (AI-samenvatting)
3A. Gebruik van AI-functies (SmartMail & AI-samenvatting)
SpinOffice bevat AI-functionaliteiten: SmartMail (AI-e-mailassistent in de e-mailcomposer) en een AI-samenvatting van inkomende e-mails.
- Wanneer u SmartMail gebruikt, wordt de door u ingevoerde tekst (prompt) tijdelijk verzonden naar OpenAI om het door u verzochte resultaat (bijv. herschrijven/aanvullen) te genereren.
- Wanneer u de AI-samenvatting gebruikt, wordt de inhoud van de betreffende inkomende e-mail tijdelijk verzonden naar OpenAI om een samenvatting te genereren.
- SpinOffice slaat deze prompts, antwoorden en samenvattingen niet permanent op, en gebruikt ze niet voor modeltraining of eigen analyses buiten het direct leveren van de functie.
- Uw CRM-gegevens (klantgegevens, dossiers, documenten) blijven strikt gescheiden en worden niet automatisch gedeeld met OpenAI, tenzij u deze zelf in een prompt of e-mailtekst opneemt.
- Alle communicatie met OpenAI verloopt via versleutelde verbindingen (SSL/TLS).
- Wij adviseren u om geen bijzondere categorieën persoonsgegevens of zeer bedrijfsgevoelige informatie in prompts op te nemen.
- De rechtsgrond voor deze verwerking is het uitvoeren van de overeenkomst (het leveren van de door u gevraagde functionaliteit) en/of ons gerechtvaardigd belang bij het verbeteren van productiviteitstools binnen de Dienst. Waar vereist zullen we uw toestemming vragen voor het gebruik van AI-functies.
Opmerking over bewaartermijnen bij OpenAI: OpenAI kan bepaalde gegevens kortdurend bewaren voor beveiliging/misbruikdetectie volgens hun eigen beleid. SpinOffice configureert waar mogelijk gegevensminimalisatie-instellingen. Zie ook paragraaf 11 (Dienstverleners).
4. Juridische grondslagen (AVG)
Indien u zich binnen de EER bevindt, verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van:
- Uitvoering van een overeenkomst (bijv. het leveren van SpinOffice en AI-functies op uw verzoek)
- Toestemming (waar van toepassing, bijvoorbeeld marketing-e-mails; u kunt deze intrekken)
- Gerechtvaardigd belang (bijv. beveiliging, serviceverbetering), waarbij uw belangen en rechten worden afgewogen
- Wettelijke verplichting (waar van toepassing)
- Betalingsafhandeling (uitvoering overeenkomst/wettelijke verplichtingen)
5. Data retention
We bewaren persoonsgegevens slechts zolang als nodig voor de doeleinden in dit Privacybeleid, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, geschillen op te lossen en overeenkomsten te handhaven.
Gebruiksgegevens bewaren we normaliter korter, tenzij nodig voor beveiliging of verbetering van de Dienst.
AI-prompts/antwoorden/samenvattingen worden door SpinOffice niet permanent opgeslagen.
6. Transfer of data
Uw gegevens kunnen worden verwerkt en opgeslagen buiten uw rechtsgebied. Wanneer gegevens de EER verlaten, zorgen wij voor passende waarborgen (zoals standaardcontractbepalingen of gelijkwaardige mechanismen). Door de Dienst te gebruiken, stemt u in met deze overdrachten, voor zover wettelijk vereist.
7. Disclosure of data
Business transaction
Bij fusie, overname of verkoop van activa kunnen persoonsgegevens worden overgedragen. We informeren u vooraf, voor zover redelijkerwijs mogelijk.
Wetshandhaving / wettelijke vereisten
We kunnen persoonsgegevens openbaar maken indien wettelijk verplicht, of indien te goeder trouw noodzakelijk om onze rechten te beschermen, misstanden te onderzoeken, de veiligheid van gebruikers of het publiek te beschermen, en ons tegen aansprakelijkheid te verdedigen.
8. Data security
We treffen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen. Geen enkele methode is 100% veilig, maar we streven naar commercieel aanvaardbare middelen (waaronder SSL/TLS in transport, toegangsbeheer en logging) om uw persoonsgegevens te beveiligen.
9. “Do Not Track”
We ondersteunen momenteel geen “Do Not Track”-signalen. U kunt DNT instellen in uw browservoorkeuren.
10. Uw AVG-rechten (EER)
U hebt rechten op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar, overdraagbaarheid en het intrekken van toestemming (waarop verwerking gebaseerd is). We kunnen u vragen uw identiteit te verifiëren. U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. Dienstverleners
Wij maken gebruik van externe partijen om onze Dienst te faciliteren, te verbeteren en aanvullende functionaliteiten aan te bieden. Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht en onder verwerkersovereenkomsten. Een actueel overzicht van alle verwerkers en subverwerkers vindt u op onze pagina Verwerkers & Subverwerkers.
Hosting & infrastructuur
- Amazon Web Services (AWS) - Wij gebruiken AWS voor het hosten van onze applicatieservers en klantdatabases binnen de Europese Unie. Alle klantendata wordt veilig opgeslagen in een privaat netwerk. Privacybeleid AWS
E-mail & communicatie
- ActiveCampaign - Wordt gebruikt voor het versturen van geautomatiseerde e-mails en nieuwsbrieven. Hiervoor worden uw naam en e-mailadres verwerkt. Privacybeleid ActiveCampaign
- Slack (Slack Technologies Inc.) - Wordt gebruikt voor interne communicatie binnen ons team. Privacybeleid Slack
Productintegraties
- Microsoft 365 & Exchange - SpinOffice CRM integreert met Microsoft 365 en Exchange voor e-mail, agenda- en contactensynchronisatie. De toegang verloopt via OAuth 2.0-authenticatie, zodat wachtwoorden nooit door ons worden opgeslagen. U kunt deze toegang op elk moment intrekken in uw Microsoft-account. Privacybeleid Microsoft
- Xelion - Integratie met Xelion maakt het mogelijk om inkomende telefoongesprekken direct te koppelen aan klantgegevens in SpinOffice. Privacybeleid Xelion
- RedCactus – Bubble - Integratie met Bubble van RedCactus koppelt inkomende gesprekken aan klantgegevens in SpinOffice CRM. Privacybeleid RedCactus
Administratie & betalingen
- e-boekhouden.nl - Wordt gebruikt voor onze financiële administratie. Gegevens zoals bedrijfsnaam en naam van de klant worden hierin verwerkt. Privacybeleid e-boekhouden.nl
- Mollie - Wordt gebruikt voor de verwerking van betalingen. Gegevens die nodig zijn voor de afwikkeling van betalingen worden door Mollie verwerkt. Privacybeleid Mollie
Analytics & remarketing
- Google Analytics - Wordt gebruikt voor het analyseren van websiteverkeer en gebruik van onze Dienst. Privacybeleid Google
- Google Ads (AdWords) - Wordt gebruikt voor remarketingdoeleinden, zodat wij advertenties kunnen tonen op externe websites na uw bezoek aan onze Dienst. Privacybeleid Google
- Meta (Facebook) - Wordt gebruikt voor remarketingdoeleinden, zodat wij advertenties kunnen tonen die aansluiten bij uw interesses op basis van uw gebruik van onze Dienst. Privacybeleid Meta (Facebook)
AI-functies
- OpenAI, L.L.C. - Wordt gebruikt om AI-functionaliteiten te leveren binnen SpinOffice CRM, zoals SmartMail (AI e-mailassistent) en de AI-samenvatting van inkomende e-mails. De door u ingevoerde tekst (prompt) of e-mailinhoud wordt tijdelijk doorgestuurd naar OpenAI om een resultaat te genereren. SpinOffice bewaart deze gegevens niet permanent. Alle communicatie verloopt via SSL/TLS. Privacybeleid OpenAI
Transparantie-notitie: We houden onze lijst met verwerkers en subverwerkers up-to-date op de pagina Verwerkers & Subverwerkers.
12. Authenticatie
Wij hechten veel waarde aan de veiligheid van uw gegevens. Daarom maakt SpinOffice gebruik van OAuth 2.0-authenticatie bij leveranciers zoals Google and Microsoft 365.
Wat is OAuth 2.0?
OAuth 2.0 is een open standaard autorisatieprotocol waarmee applicaties toegang kunnen krijgen tot bepaalde gegevens van een gebruiker, zonder dat het wachtwoord gedeeld of opgeslagen hoeft te worden. Gebruikers kunnen deze toegang op elk gewenst moment intrekken via de instellingen van hun Google- of Microsoft-account.
- Via OAuth 2.0 kan SpinOffice, met uw toestemming, toegang krijgen tot Gmail, Google Agenda en Google Contacten.
- Hiermee kunt u uw e-mail, agenda en contacten volledig synchroniseren binnen SpinOffice.
Microsoft 365
- Via OAuth 2.0 kan SpinOffice, met uw toestemming, toegang krijgen tot Outlook (e-mail), Microsoft Agenda en Microsoft Contactpersonen.
- Hiermee kunt u ook uw Microsoft-communicatie en planning centraal beheren in SpinOffice.
Toestemming intrekken
Als u de toegang intrekt in uw Google- of Microsoft-instellingen, verliest SpinOffice onmiddellijk de mogelijkheid om gegevens uit deze diensten te lezen of te synchroniseren.
Wanneer OAuth niet beschikbaar is
Indien OAuth 2.0 niet wordt ondersteund, worden inloggegevens veilig beheerd binnen onze Dienst. SpinOffice heeft nooit directe toegang tot uw wachtwoorden van Google of Microsoft.
13. Links naar andere sites
Onze Dienst kan links bevatten naar sites van derden. We raden aan het privacybeleid van elke site te raadplegen. We hebben geen controle over en zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud en privacypraktijken van derden
14. Privacy van kinderen
Onze Dienst richt zich niet op personen jonger dan 18 jaar. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Als u vermoedt dat een kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neem contact met ons op; we verwijderen deze informatie waar nodig.
15. Wijzigingen in dit privacybeleid
We kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. We publiceren updates op deze pagina en werken de datum bovenaan bij. Waar passend informeren we u via e-mail en/of een duidelijke melding in de Dienst. Controleer dit beleid regelmatig.
Vragen?
Neem contact met ons op via info@spinoffice-crm.com.
Subscribe to our newsletter
Stay up to date with our most important news, software updates and promotions.
Experience SpinOffice CRM without obligation
Wij maken graag tijd voor u vrij om samen te kijken hoe SpinOffice CRM uw bedrijfsprocessen kan verbeteren. Of u nu efficiënter wilt werken, klantgerichter wilt communiceren of gewoon meer overzicht wilt: we helpen u op weg.
SpinOffice CRM is beschikbaar voor slechts € 36,65 per gebruiker per maand.