Register
Support
Bij SpinOffice CRM vinden wij het belangrijk dat u precies weet hoe wij omgaan met gegevens wanneer u gebruikmaakt van onze AI-functies. Transparantie, veiligheid en privacy staan daarbij voorop.
Om het werken in SpinOffice nóg sneller en makkelijker te maken, hebben wij AI-technologie toegevoegd aan onze software – altijd met oog voor bescherming van uw gegevens.
SpinOffice bevat momenteel twee AI-functies:
- SmartMail – onze AI e-mailassistent in de e-mail composer.
- AI-samenvatting – een hulpmiddel dat automatisch de kern van een inkomende e-mail samenvat.
Hieronder leggen wij uit hoe deze functies werken en hoe wij uw gegevens beschermen.
Onze AI-functies
SpinOffice bevat momenteel twee AI-functies:
SmartMail – uw AI e-mailassistent
Met SmartMail kunt u sneller professionele e-mails schrijven of bestaande teksten verbeteren.
- U voert een korte tekst in (prompt).
- Deze wordt tijdelijk doorgestuurd naar de servers van OpenAI om een antwoord te genereren.
- De prompt en het antwoord worden niet door SpinOffice opgeslagen of hergebruikt.
- Het doel: u ondersteunen bij het opstellen van heldere en foutloze e-mails.
De databasebeheerder van uw organisatie kan SmartMail uitschakelen (via menu-optie Beheer -> CRM-voorkeuren) wanneer het bedrijf om welke reden dan ook geen gebruik wil maken van deze functionaliteit. Voor kwaliteitscontrole en prestatie-analyse worden prompts tijdelijk gelogd. Hierbij gaat het uitsluitend om de actie (bijvoorbeeld SmartMail toegepast of oorspronkelijke tekst teruggezet), niet om de inhoud van de tekst.
AI-samenvatting van inkomende e-mails
De AI-samenvatting helpt u om sneller inzicht te krijgen in de kern van een bericht.
- Alleen de inhoud van de betreffende e-mail wordt tijdelijk doorgestuurd naar OpenAI om de samenvatting te maken.
- De originele e-mail blijft volledig en veilig in SpinOffice opgeslagen.
- De samenvatting wordt alleen binnen SpinOffice getoond en niet door ons of OpenAI bewaard.
Geen open source
De AI-functies in SpinOffice zijn geen open-source componenten. Het betreft een gecontroleerde koppeling met de technologie van OpenAI, uitsluitend ten behoeve van onze gebruikers.
Uw gegevens en privacy
- Uw CRM-data (klantgegevens, dossiers, documenten) blijft strikt gescheiden van deze AI-functies.
- SpinOffice slaat de door u gebruikte prompts of samenvattingen nergens op.
- De gegevens die via OpenAI verwerkt worden, gebruiken wij niet voor trainingsdoeleinden.
Beveiliging van de koppeling
Alle communicatie tussen SpinOffice en OpenAI verloopt via versleutelde verbindingen (SSL/TLS). Dit betekent dat gegevens tijdens het versturen niet door derden kunnen worden onderschept of ingezien. Daarnaast houden wij de koppeling voortdurend up-to-date om te voldoen aan de laatste beveiligingsstandaarden.
Verantwoord gebruik
Wij adviseren om geen vertrouwelijke persoonsgegevens of zeer gevoelige bedrijfsinformatie in prompts te plaatsen. De inhoud van de e-mails en samenvattingen blijft altijd uw eigen verantwoordelijkheid. Controleer daarom altijd de teksten die SmartMail of de samenvatting oplevert voordat u deze gebruikt.
Grenzen van AI
AI-technologie is een krachtig hulpmiddel, maar kan ook fouten maken of suggesties geven die niet volledig juist zijn. Gebruik SmartMail en de AI-samenvatting als ondersteuning, niet als vervanging van uw eigen beoordeling.
Vragen of opmerkingen
Heeft u vragen over het gebruik van AI in SpinOffice of over ons beleid? Neem gerust Contact us met ons op via onze supportafdeling.
Registreer
Support
Subscribe to our newsletter
Stay up to date with our most important news, software updates and promotions.
Experience SpinOffice CRM without obligation
We’re happy to make time for you to explore how SpinOffice CRM can improve your business processes. Whether you want to work more efficiently, communicate more effectively with your clients, or simply gain more clarity — we’re here to help.
SpinOffice CRM is beschikbaar voor slechts € 36,65 per gebruiker per maand.