Register
Support
Mulberry Garden B.V., ontwikkelaar van SpinOffice CRM, is zich bewust van de essentiële rol die digitale operationele veerkracht speelt in de dienstverlening aan haar klanten. Om de continuïteit van klantprocessen te waarborgen en risico’s bij een eventuele beëindiging te beperken, heeft Mulberry Garden een Exit Plan opgesteld. Hiermee wordt voldaan aan de vereisten van de Digital Operational Resilience Act (DORA) en relevante compliance-eisen.
Met dit plan borgen wij dat klantgegevens altijd beschikbaar, overdraagbaar en beschermd blijven — ook bij beëindiging van de samenwerking.
Uitgangspunten
Het exitplan is gericht op het ondersteunen van klanten bij een soepele overgang, zonder verlies van data of langdurige onderbrekingen. Hierbij zijn de volgende uitgangspunten leidend:
- Beschikbaarheid en toegang tot klantgegevens.
- Veilige en tijdige overdracht van gegevens.
- Beperkte risico's op verstoring bij beëindiging.
- Voldoen aan compliance-eisen, waaronder AVG en DORA.
- Transparantie en ondersteuning richting de klant.
Situaties waarin het exitplan wordt toegepast
Het exitplan treedt in werking wanneer:
- Een klant het contract beëindigt of niet verlengt.
- Mulberry Garden besluit de dienstverlening te beëindigen.
- Een klant overstapt naar een alternatieve CRM-oplossing.
- Er sprake is van structurele tekortkomingen in de dienstverlening.
Stappen in het exitproces
Wij vinden dat een samenwerking niet alleen goed moet starten, maar ook professioneel en zorgvuldig moet worden afgerond. Zodra het exitplan wordt geactiveerd, begeleiden wij onze klanten stap voor stap bij het exporteren van hun gegevens. Klanten kunnen zelfstandig gebruikmaken van de exportfunctionaliteiten binnen SpinOffice CRM (CSV, Excel, API).
Indien aanvullende ondersteuning of maatwerk gewenst is, zoals begeleiding bij datamigratie of op maat gemaakte exports, bieden wij deze diensten graag aan. Hieraan kunnen extra kosten verbonden zijn, waarvoor vooraf een duidelijke offerte wordt verstrekt. Zo zorgen wij voor een soepele en transparante overgang.
Procesoverzicht
1. Beëindiging samenwerking
Zodra een klant de samenwerking met Mulberry Garden beëindigt, wordt het exitplan geactiveerd. De klant ontvangt een bevestiging met daarin uitleg over de vervolgstappen, de beschikbare exportmogelijkheden en de tijdslijnen voor toegang en dataverwijdering.
2. Data-export
Klanten hebben de mogelijkheid om hun NAW-gegevens zelfstandig te exporteren via de ingebouwde exportfunctionaliteiten van SpinOffice CRM (zoals CSV-, Excel- of API-export). Indien gewenst, kan Mulberry Garden aanvullende ondersteuning bieden bij de voorbereiding en uitvoering van de export. Voor deze maatwerkondersteuning kunnen extra kosten in rekening worden gebracht, waarvoor vooraf een duidelijke offerte wordt verstrekt.
3 Overgangsperiode
Om verstoringen in de bedrijfsvoering van de klant te minimaliseren, blijft Mulberry Garden, indien nodig, gedurende een overeengekomen overgangsperiode essentiële diensten leveren. Deze tijdelijke voortzetting van de dienstverlening biedt de klant de tijd om een nieuwe oplossing te implementeren en alle noodzakelijke migraties veilig af te ronden.
4. 30 dagen beschikbaarheid gegevens
Na de officiële beëindiging van de overeenkomst blijft de klantdata nog gedurende 30 dagen beschikbaar binnen SpinOffice CRM. In deze periode kan de klant zelfstandig gegevens raadplegen of aanvullende exportverzoeken indienen. Na afloop van deze termijn wordt de toegang definitief beëindigd.
5. Permanente verwijdering
Na afloop van de 30 dagen worden alle klantgegevens permanent verwijderd uit actieve systemen en back-upomgevingen. Bestanden en documenten blijven na verwijdering nog maximaal 100 dagen beschikbaar in de back-upomgeving. Vervolgens worden alle gegevens permanent en veilig verwijderd. Deze verwijdering gebeurt veilig en in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Op verzoek ontvangt de klant een schriftelijke bevestiging van de gegevensverwijdering.
Beveiliging gedurende het exitproces
Gedurende het exitproces blijven klantgegevens beschermd door encryptie, strikt toegangsbeheer en continue monitoring, zoals beschreven in ons Disaster Recovery & Business Continuity Plan en ons Back-up and Recovery Policy.
Waarborgen toegang, teruggave en herstel
Mulberry Garden garandeert dat klantgegevens:
- In een toegankelijk en gangbaar formaat (bijvoorbeeld CSV, Excel) beschikbaar zijn voor overdracht.
- Volledig kunnen worden hersteld uit back-upsystemen binnen de overeengekomen bewaartermijnen (30 tot 100 dagen, afhankelijk van de datacategorie).
- Oók in geval van insolventie, bedrijfsbeëindiging of andere vormen van discontinuïteit toegankelijk blijven, zodat klanten hun gegevens tijdig en veilig kunnen overdragen.
Auditrecht
Klanten behouden het recht om één keer per jaar, of bij een incident waarbij de operationele veerkracht ter discussie staat, een audit uit te voeren op de naleving van dit exitplan en de bijbehorende processen. De kosten voor de uitvoering van de audit, evenals de interne kosten (uren) die Mulberry Garden maakt voor de begeleiding en ondersteuning van deze audit, worden volledig door de klant gedragen. Deze afspraken worden voorafgaand aan de audit schriftelijk vastgelegd.
Borging van continuïteit
SpinOffice CRM wordt gehost binnen Amazon Web Services (AWS) in de EU, met gebruik van versleutelde opslag, multi-zone replicatie en automatische failovermechanismen. Door dagelijkse back-ups, strikte toegangsbeveiliging en periodieke disaster recovery-tests borgen wij de beschikbaarheid en integriteit van klantgegevens.
Communication
Bij activering van het exitplan wordt de klant actief geïnformeerd over:
- Instructies over data-export.
- Informatie over de tijdelijke overgangsregeling.
- De termijnen waarbinnen data toegankelijk blijft.
- Bevestiging van de definitieve gegevensverwijdering.
Onze supportafdeling staat klaar om klanten te begeleiden.
Evaluatie en onderhoud
Dit exitplan wordt jaarlijks geëvalueerd en waar nodig aangepast op basis van technologische, juridische of organisatorische ontwikkelingen. Ook worden periodiek interne tests uitgevoerd om de uitvoerbaarheid van het exitproces te verifiëren.
Vragen en verzoeken worden behandeld door de supportafdeling van Mulberry Garden, onder verantwoordelijkheid van Rudolf Philipse.
Registreer
Support
Subscribe to our newsletter
Stay up to date with our most important news, software updates and promotions.
Experience SpinOffice CRM without obligation
We’re happy to make time for you to explore how SpinOffice CRM can improve your business processes. Whether you want to work more efficiently, communicate more effectively with your clients, or simply gain more clarity — we’re here to help.
SpinOffice CRM is beschikbaar voor slechts € 36,65 per gebruiker per maand.