Je leest tegenwoordig bijna dagelijks nieuws over datalekken, misbruik van persoonsgegevens of discussies over kunstmatige intelligentie. Tegelijkertijd gebruiken bedrijven steeds meer software om klantgegevens, documenten en communicatie te beheren.

Maar waar gaan die gegevens eigenlijk naartoe? Wie heeft er toegang toe? En hoe worden ze beschermd? Voor veel organisaties is dat niet altijd duidelijk.

Daarom hebben we bij SpinOffice het gedeelte Beleid & Gegevensbescherming op onze website uitgebreid. Op deze pagina maken we transparant hoe wij omgaan met privacy, databeveiliging, AI en continuïteit van onze software.

Waarom privacy en databeveiliging belangrijker zijn dan ooit

De hoeveelheid digitale gegevens groeit ieder jaar. Bedrijven bewaren steeds meer informatie in software: klantgegevens, e-mails, documenten en interne communicatie. Tegelijkertijd zien we drie ontwikkelingen die steeds vaker vragen oproepen.

Datalekken komen steeds vaker voor - Vrijwel wekelijks verschijnen er berichten over bedrijven waar gegevens zijn buitgemaakt of gelekt.

AI-systemen gebruiken enorme hoeveelheden data - Veel AI-diensten verwerken informatie om modellen te trainen, maar het is niet altijd duidelijk wat er met die gegevens gebeurt.

Afhankelijkheid van grote technologiebedrijven - Een groot deel van de moderne software draait op infrastructuur van internationale technologiebedrijven. Hierdoor ontstaat discussie over waar gegevens zich bevinden en wie daar uiteindelijk toegang toe heeft.

Voor bedrijven wordt het daarom steeds belangrijker om te weten waar hun data staat en hoe deze wordt beschermd.

Bedrijven moeten erop kunnen vertrouwen dat hun gegevens veilig zijn en niet voor andere doeleinden worden gebruikt.

Transparantie over privacy en gegevensbescherming bij SpinOffice

Als CRM-leverancier verwerken wij dagelijks gegevens namens onze klanten. Daarom vinden wij het belangrijk om volledig open te zijn over hoe wij hiermee omgaan. Op onze pagina Policy & Data protection hebben we alle relevante documentatie samengebracht op één centrale plek.

Daar vind je onder andere informatie over:

• privacy en AVG
• gegevensverwerking
• informatiebeveiliging
• back-ups en herstel
• incidentmanagement
• gebruik van AI
• continuïteit van onze software

Door deze documenten openbaar beschikbaar te maken, kunnen klanten en partners precies zien welke maatregelen wij nemen om gegevens te beschermen.

AVG-compliance en verantwoord omgaan met persoonsgegevens

SpinOffice CRM wordt gebruikt om klantrelaties te beheren. Dat betekent dat organisaties vaak persoonsgegevens opslaan in hun CRM. Daarom werken wij volgens de richtlijnen van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Binnen SpinOffice betekent dat onder andere:

• duidelijke privacydocumentatie
• een verwerkersovereenkomst
• transparantie over externe verwerkers
• procedures voor datalekmeldingen
• inzicht in hoe gegevens worden verwerkt

Dit helpt organisaties om ook zelf te voldoen aan hun verplichtingen rondom privacy en gegevensbescherming.

Europese dataopslag en controle over bedrijfsgegevens

Steeds meer bedrijven stellen vragen over waar hun gegevens worden opgeslagen. Veel cloudsoftware draait op infrastructuur van grote internationale technologiebedrijven.

Hoewel deze platforms vaak betrouwbare technologie bieden, leidt dit ook tot discussie over:

• toegang tot Europese bedrijfsdata
• internationale wetgeving rondom data
• afhankelijkheid van buitenlandse technologieplatforms

Voor veel bedrijven is het daarom belangrijk dat softwareleveranciers transparant zijn over waar gegevens worden opgeslagen en hoe deze worden beschermd. SpinOffice vindt het belangrijk om hierover open te communiceren, zodat bedrijven weten waar hun gegevens zich bevinden en hoe daarmee wordt omgegaan.

Beveiliging van CRM-gegevens

De beveiliging van gegevens is een belangrijk onderdeel van onze software en infrastructuur. Daarom nemen we verschillende technische en organisatorische maatregelen om klantgegevens te beschermen.

Denk bijvoorbeeld aan:

• versleutelde verbindingen
• beveiligde opslag van gegevens
• dagelijkse automatische back-ups
• monitoring van systemen
• tweestapsverificatie voor accounts
• periodieke beveiligingstests

Deze maatregelen zorgen ervoor dat gegevens zo goed mogelijk beschermd blijven tegen ongewenste toegang.

Goede beveiliging betekent niet alleen techniek, maar ook duidelijke procedures en verantwoordelijkheden.

Onafhankelijke beveiligingstests en pentests

Naast interne beveiligingsmaatregelen laten we onze systemen ook testen door externe beveiligingsspecialisten.

In 2021 is een uitgebreide penetratietest (pentest) uitgevoerd op de infrastructuur en applicatie van SpinOffice CRM. Tijdens zo’n test proberen beveiligingsexperts gecontroleerd kwetsbaarheden te vinden, vergelijkbaar met hoe een aanvaller dat zou doen.

De resultaten van zo’n test helpen om mogelijke risico’s vroegtijdig te signaleren en beveiliging verder te verbeteren.

Omdat digitale veiligheid voortdurend verandert, plannen we dit jaar opnieuw een penetratietest om onze systemen opnieuw onafhankelijk te laten beoordelen.

Hoe SpinOffice omgaat met AI en gegevens

Kunstmatige intelligentie speelt een steeds grotere rol binnen software. Tegelijkertijd ontstaat er steeds meer discussie over hoe AI-systemen omgaan met gegevens.

Veel bedrijven stellen zich vragen zoals:

• worden mijn gegevens gebruikt om AI te trainen?
• waar worden die gegevens opgeslagen?
• wie heeft er toegang toe?

Daarom hebben we ook een document gepubliceerd waarin we uitleggen hoe AI binnen SpinOffice wordt toegepast en hoe we omgaan met privacy en gegevensbescherming. Zo weten klanten precies hoe wij hiermee omgaan.

Back-ups, incidentmanagement en continuïteit

Naast beveiliging speelt ook continuïteit een belangrijke rol. Bedrijven moeten erop kunnen vertrouwen dat hun gegevens beschikbaar blijven. Daarom hebben we ook documentatie toegevoegd over onderwerpen zoals:

Back-up en herstel
Automatische back-ups en procedures om gegevens te herstellen.

Incidentmanagement
Hoe wij omgaan met beveiligingsincidenten en hoe klanten worden geïnformeerd.

Disaster recovery
Maatregelen om systemen snel te herstellen bij storingen.

Exit Plan
Procedures voor het veilig overdragen van gegevens wanneer een klant stopt met SpinOffice.

Dit zorgt ervoor dat organisaties weten wat ze kunnen verwachten, ook in uitzonderlijke situaties.

Tot slot: transparantie over data en privacy

Digitale gegevens spelen een steeds grotere rol binnen bedrijven. Tegelijkertijd groeit de aandacht voor privacy, beveiliging en de invloed van grote technologiebedrijven. Daarom vinden wij dat organisaties precies moeten kunnen zien hoe hun gegevens worden verwerkt en beschermd. Met de uitbreiding van onze pagina Policy & Data protection maken we dat zo transparant mogelijk.

Zo weet je precies:

• hoe SpinOffice met gegevens omgaat
• welke beveiligingsmaatregelen worden toegepast
• hoe AI binnen onze software wordt gebruikt
• en hoe continuïteit van gegevens wordt gewaarborgd

Wil je het volledige overzicht bekijken? Ga dan naar Beleid & Gegevensbescherming.