SpinOffice in een notendop

SpinOffice CRM (Customer Relationship Management) is gebaseerd op het idee dat u uw klanten het beste kunt bedienen als u weet wat er speelt. De software moet dus iedere e-mail automatisch registreren en ieder document of bestand opslaan dat u verstuurd naar- of ontvangt van een klant, leverancier of prospect. Het moet alle gebeurtenissen vastleggen en op die manier een betrouwbare database voor u opbouwen. De tweede pijler van succes is dat het programma u tijd moet besparen. Alleen dan zal u het gaan gebruiken voor alles wat u doet.

Wat zijn de basisprincipes van SpinOffice CRM?

In principe is SpinOffice CRM een versleutelde database waarin u eenvoudig alle contactgegevens van uw relaties kunt beheren en informatie kunt filteren naargelang u behoeften. Iedere relatie heeft een eigen ‘relatiekaart’ met daarop de NAW-gegevens, eigenschappen en kenmerken zoals bijvoorbeeld aangeschafte producten of diensten, behoeften maar ook eventueel hobby’s.

Nadat u een contactpersonen hebt ingevoerd in SpinOffice, is het raadzaam om uw bestaande e-mail aan SpinOffice te koppelen door het invoeren van de IMAP-gegevens. Iedere e-mail komt binnen in uw persoonlijke Postvak IN en de inhoud van de e-mail wordt versleuteld opgeslagen op onze server. Wanneer de inkomende e-mail afkomstig is van een relatie die al in uw systeem aanwezig is, koppelt SpinOffice het bericht automatisch aan de betreffende relatie. Dubbelklik op de naam in de Postvak IN en SpinOffice navigeert naar de relatiekaart zodat u snel aanvullende informatie kunt vinden.

Iedere relatie heeft ook een archief; in dit archief vindt u alle communicatie tussen u en de betreffende relatie. Alle documenten, bestanden, taken en afspraken zijn hier ook te vinden. Gebruikt u SpinOffice met uw team, dan toont het archief ook alle communicatie van uw collega’s met de betreffende relatie.

U kunt ook bestanden opslaan in SpinOffice, gekoppeld aan relaties. Dus offertes, gescande documenten of documenten waar u nog aan werkt. Ieder document dat u per mail ontvangt, wordt automatisch in het archief gearchiveerd. Het is ook mogelijk om documenten te importeren of nieuwe documenten te maken. Om ervoor te zorgen dat u tijd bespaart, gebruik dan documentsjablonen die automatisch gevuld worden met contactgegevens.

De agenda in SpinOffice is net als iedere andere agenda, behalve dat een agenda afspraak ook weer aan een relatie kan worden gekoppeld, zodat u gemakkelijk kunt zien wanneer en hoe vaak u de betreffende relatie heeft ontmoet. Koppel documenten aan agenda afspraken, dit wordt veel gebruikt voor call-reports en afspraakbevestigingen.

Op de achtergrond kan SpinOffice synchroniseren met uw iOS- of Android-apparaat. Activeer de synchronisatie-optie in SpinOffice CRM en alle gewenste relaties en agenda-afspraken synchroniseren met uw apparaat. Uw e-mail is in sync via IMAP.

Gratis aan de slag!

Bent u benieuwd naar de mogelijkheden van SpinOffice? Bekijk de introductievideo en maak een account aan. Start met de gratis versie met ongelimiteerd aantal users, alle functionaliteiten die u van een CRM pakket verwacht maar wel met gelimiteerd in data-opslag. De volledige Pro-versie bevat ongelimiteerde data-opslag, veel slimme functionaliteiten en nuttige integraties die u tijd zullen besparen.

Wij helpen u graag op weg, dus laat het ons weten als u vragen heeft.

SpinOffice Support Team