Wat is relatiebeheer?

Relatiebeheer is het opbouwen en onderhouden van klantrelaties met als doel deze klanten tevreden te houden zodat ze in de toekomst opnieuw een zaken met u doen. Door middel van goed relatiebeheer na een eerste aankoop vergroot u de kans dat deze klant bij u terugkomt.

In de meest eenvoudige vorm kunt u uw relatiebeheer beheren met een adresboek of een Excel- of Google-spreadsheet met vermeldingen voor iedereen met wie u zaken doet. Steeds meer (groeiende) bedrijven kiezen er echter voor om gespecialiseerde software voor relatiebeheer te gebruiken. Dit is vooral handig als u een groot aantal connecties moet organiseren of meerdere personen die toegang tot de informatie nodig hebben. Steeds meer bedrijven kiezen ook bewust voor relatiebeheer software, omdat ze hebben gezien hoe het hun verkoopproces kan verbeteren. Het automatiseren van het beheer van uw relaties is de perfecte manier om de efficiëntie en productiviteit binnen uw organisatie te verhogen.

CRM software voor uw relatiebeheer

Het gebruik van relatiebeheer software, een CRM systeem, maakt het voor bedrijven gemakkelijker om alle contacten, leads en klanten in bij te houden en terug te vinden. Relatiebeheer software verzamelt contactinformatie, maar registreert ook interacties tussen werknemers binnen uw bedrijf en uw klanten of prospects, zoals telefoongesprekken, e-mailcorrespondentie, notities, memo’s en vergaderingen. Deze informatie kan nuttig zijn voor verkoop- en marketingdoeleinden, omdat het kan helpen potentiële klanten te identificeren en de voortgang van verkoopkansen te volgen.

Een CRM verzamelt klantinteracties via alle kanalen op één plek. Het beheren van gecentraliseerde gegevens helpt bedrijven de klantervaring, tevredenheid, retentie en service te verbeteren.

Het doel van CRM is om de relaties met klanten te versterken, het contact makkelijker te maken en klanten langdurig aan een organisatie te binden, door beter in te spelen op de behoefte van de klant.

Waarom gebruiken bedrijven relatiebeheer software?

Bedrijven gebruiken relatiebeheer software om vele redenen, maar het algemene doel is om de klantervaring te verbeteren en de verkoop te verhogen.

Over het algemeen werkt een relatiebeheer software het beste voor weloverwogen aankopen of dienstverleners. Productiebedrijven, handel, assurantiekantoren, vermogensbeheerders, advocaten of accountants kunnen allemaal profiteren van goede relatiebeheer software. Maar ook trainingsbureaus en organisaties in de zakelijke dienstverlening hebben baat bij een goed relatiebeheer software. Daarnaast profiteren B2B-bedrijven, vooral die met langere verkoopcycli zoals SaaS, ook van een systeem dat bedrijfsprocessen vereenvoudigt.

Een goede manier om te bepalen of uw organisatie baat zou hebben bij relatiebeheer software, is na te denken over de uitdagingen die relatiebeheer software wil oplossen:

1. Sla al uw klantinformatie op in één geconsolideerd systeem. In plaats van informatie naar meerdere afdelingen te communiceren, kunt u een relatiebeheer systeem gebruiken om één up-to-date point of truth te creëren waar iedereen toegang toe heeft.
2. Als klanten regelmatig interactie hebben met meerdere mensen van uw bedrijf, is het eenvoudig om eerdere interacties met een relatiebeheer systeem bij te houden.
3. Een relatiebeheer systeem kan u helpen de productiviteit van uw verkoopteams te volgen. Het kan u ook helpen bij het opzetten van een workflow of proces dat u moet volgen.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van relatiebeheer software?

Het gebruik van relatiebeheer software kent vele voordelen, maar wat kunt u in de praktijk met relatiebeheer software? De basis is dat relatiebeheer software tot een betere stroomlijning leidt van al uw processen rondom klanten en klantcontact. Een goed relatiebeheer software:

• geeft beter inzicht in klantgegevens
• verbetert uw klantenservice proces
• structureert het verkoopproces
• biedt de mogelijkheid om gerichte marketingacties te doen
• zorgt voor een hogere klantretentie
• zorgt voor effectief projectmanagement
• zorgt voor meer transparantie in uw organisatie

Met relatiebeheer software in binnen uw organisatie heeft u dus alle klantinformatie overzichtelijk op één plek waardoor uw organisatie efficiënter en effectiever werkt. Een relatiebeheer systeem is dan ook een handige tool voor de gehele organisatie, van verkoop tot klantenservice.

6 tips om uw relatiebeheer in goede banen te leiden

Om u te helpen bij het verbeteren van uw relatiebeheer, hebben we een aantal eenvoudige tips voor u op een rij gezet.

1. Bepaal uw zakelijke doelen. Wat wilt u bereiken met uw relatiebeheer: klanttevredenheid verhogen, andere diensten aanbieden, aantal klanten laten groeien, omzetverhoging.
2. Luister goed naar uw klanten. Voer goede gesprekken met uw klanten en bouw een vertrouwensband op. Probeer uit te zoeken welke behoeften er zijn door goed te luisteren.
3. Zorg voor structuur. Wat is het plan? Wat wilt u bereiken? En wie is waarvoor verantwoordelijk? Zorg voor structuur, zodat iedereen weet wat te doen en wanneer. Werk de stappen uit en laat iedereen zich verantwoordelijk voelen voor het relatiebeheer. Evalueer dit op regelmatige basis.
4. Breng uw zakelijke relaties in kaart. Maak een overzicht waarin u onderscheid maakt tussen bijvoorbeeld belangrijke opdrachtgevers / klanten, vaste leveranciers, nieuwe- en potentiële klanten, en klanten die het afgelopen jaar weinig hebben opgeleverd. Analyseer op welke specifieke doelgroep u zich de komende periode wil gaan richten. Dit gaat een stuk makkelijker wanneer u uw zakelijke relaties goed in kaart heeft gebracht.
5. Deel kennis. Door kennis te delen geeft u uw klanten het gevoel dat u ze niet alleen iets probeert te verkopen, maar dat u oprecht geïnteresseerd bent en ze ook graag verder wilt helpen.
6. Gebruik een systeem. Wanneer u relatiebeheer serieus gaat inzetten voor uw organisatie, kunt u er voor kiezen om te gaan werken met een CRM systeem (Customer Relationship Management). Bekijk hoe u het CRM systeem wilt inzetten. Je kunt beginnen met alleen de basisgegevens van een klant, maar als u écht meer uit je klantrelaties wil halen, dan is het goed bijhouden van aanvullende gegevens noodzakelijk.

Het kiezen van de juiste relatiebeheer software om in uw organisatie te implementeren is geen eenvoudige taak, hoe groot of klein uw team ook is. Verschillende CRM providers hebben unieke aanbiedingen die gericht zijn op specifieke consumentenbehoeften, dus het is belangrijk om uw onderzoek te doen voordat u er een gaat gebruiken.

SpinOffice bevat een combinatie van documentbeheer en relatiebeheer. Met SpinOffice in uw organisatie creëert u een centrale plek voor alle mail, zakelijke relaties, afspraken, taken, projecten en dossiers, notities, documenten en bestanden. Waar u ook aan werkt, hoe klein of omvangrijk de taak ook is, SpinOffice maakt het super gemakkelijk om dingen gedaan te krijgen. En het beste van alles is dat u alle informatie in de database deelt met uw collega’s.

Om de hoogst mogelijke productiviteit te bereiken, biedt SpinOffice slimme integraties met bestaande software programma’s. Zo hebben we integraties met o.a. Microsoft Office, Office 365, Mailchimp, MessageBird, e-Boekhouden.nl en een VioP telefonie aanbieder.

Dat maakt onze relatiebeheer software de ultieme team-applicatie voor het midden- en kleinbedrijf.