Hoe Parking Caravan Costa Brava door het gebruik van SpinOffice CRM hun ‘customer journey’ heeft verbeterd

Een vakantie is om te ontspannen en uit te rusten, zorgen om de caravan, het onderhoud of andere vakantiezaken mogen de vakantiepret natuurlijk niet drukken. Suzanne & Barend van Parking Caravan Costa Brava nemen graag deze zorgen uit handen. Door persoonlijk aandacht, flexibele diensten en een heerlijke kop koffie ontzorgen ze de klant en dragen ze bij aan een ontspannen start van een vakantie aan de Spaanse kust.

De stalling aan de Spaanse Caravan Costa biedt plaats voor meer dan 1000 caravans, boten op trailers, vouwwagens, campers en kampeerspullen. Van onderhoud, reparaties, controles, vakantietips, verzekeringen, boodschappen en de was tot aan de herverkoop van caravans en campingspullen; je wordt volledig ontzorgd.

Structuur in takenlijstjes, notities en afspraken

In 2013 zochten Suzanne & Barend een platform dat de overload aan e-mailverkeer met klanten, hun persoonlijke wensen en hiermee gepaard gaande werkdruk te verlichten. Al snel bleek SpinOffice CRM uitkomst te bieden doordat communicatie met klanten gebundeld werd en gemakkelijker terug te vinden was.

In het verleden gebruikte Suzanne & Barend Excel-bestanden en hun gewone mailclient om e-mails te sturen naar lijsten met klanten die ze in de loop van de tijd hadden verzameld. Het was tijdrovend, niet efficiënt en een enorme berg aan takenlijstjes en notities. Met de groei die Parking Caravan Costa Brava ook doormaakte, realiseerden ze zich al snel dat ze een platform nodig hadden dat hen kon helpen hun doelen te bereiken om slimmer met e-mail om te gaan, het relatiebeheer te verbeteren en klanten beter te bedienen.

Er waren drie belangrijke dingen die Suzanne & Barend wilde. De eerste was een overzichtelijk systeem dat hun tijd zou gaan besparen en meer structuur zou kunnen aanbrengen in alle takenlijstjes, notities en gemaakte afspraken. De tweede was een toegewijd support-team dat met hen zou samenwerken en hen zou helpen groeien. Als er iets mis is gegaan, willen ze gemakkelijk in contact komen met iemand die voor de menselijke maat kan zorgen. Het derde was het vinden van een platform waarmee ze hun automatisering konden laten groeien en efficiënter hun klanten konden bedienen zonder onpersoonlijker te worden. Dit leidde Parking Caravan Costa Brava naar SpinOffice CRM, waarmee ze zichzelf een partnerschap zien opbouwen en hun belangrijkste doelen zien bereiken.

“De overstap naar SpinOffice CRM heeft een einde gemaakt aan onze papierwinkel!”

“SpinOffice CRM is gewoon een geweldig systeem! Alle gegevens van klanten, leveranciers en overige contacten bij de hand en overzichtelijk weergegeven op één pagina. De invoervelden zijn naar eigen inzicht aan te passen zodat het systeem voor iedere branche functioneert. Het systeem biedt een zeer goede koppeling met ons mailverkeer, overzichtelijk en slim. Naast onze e-mail, zijn ook contracten, foto’s, facturen ingevoerd per project of relatie. Alle informatie van de caravan en stallingsplek is terug te vinden. Geen gezoek meer naar klantdossiers, facturen of papieren die missen. De overstap naar SpinOffice CRM heeft een einde gemaakt aan onze papierwinkel!”

Automatisering om tijd te besparen

Al snel bleek dat enorm veel administratieve en logistieke handelingen Suzanne & Barend enorm veel tijd bespaarde, maar met een stalling capaciteit van meer dan 1000 caravans, fietsen en vouwwagens groeide het Parking Caravan Costa Brava behoorlijk boven het hoofd.

“Wij willen er zijn voor onze gasten maar door de enorme hoeveelheid mails en telefoontjes komen we daar te weinig aan toe”. En dus herrees de vraag of er niet bepaalde handelingen geautomatiseerd zouden kunnen worden. “Wat als we klanten hun vakantie kunnen laten boeken via een eenvoudige web-applicatie? Wat als we de transportplanning digitaal maken en de chauffeurs dit dan ook gemakkelijk kunnen inzien op een tablet? En kunnen de chauffeurs die de caravans naar de camping brengen ook foto’s maken van de caravan die automatisch worden opgeslagen in het CRM systeem?” Al dit soort vragen hebben we uitvoerig besproken en opgedeeld in verschillende maatwerk modules waarbij ieder project uiteenlopende specificaties, wensen, planning en deadlines heeft.

Online boekingsmodule

In overleg met Parking Caravan Costa Brava is een ontwikkelplan gemaakt voor een online boekingsmodule het eerste stukje maatwerk. Klanten kunnen in deze boekingsmodule aangeven wanneer hun caravan wanneer klaar moet staan of naar welke camping deze gebracht moet worden. Voorheen werd dit telefonisch of per mail besproken, nu kunnen klanten dit zelf doen. Wil de klant ook dat de caravan vooraf gewassen is, er linnengoed wordt geleverd, er nieuwe banden op zitten, dat kan de klant allemaal zelf in boekingsmodule aangeven. En een naadloze integratie van een Mollie betalingsmodule i.c.m. automatisering van de facturatie via SpinOffice heeft gezorgd voor een significantie verbetering van de service naar de klant en tijdsbesparing in de administratie voor Parking Caravan Costa Brava.

Natuurlijk was er angst dat klanten zouden schrikken van deze automatiseringsslag maar het omgekeerde was waar; de meeste klanten vonden het juist fantastisch en waren blij dat ze nu direct de beschikbaarheid konden zien, of bevestiging kregen op een transportverzoek. En de integratie met Mollie voor directe afhandeling van betalingen beviel zowel de klant als Parking Caravan Costa Brava.

Digitale chauffeursplanning

De gefaseerde automatisering binnen Parking Caravan Costa Brava ging verder met de ontwikkeling en invoering van een chauffeursmodule. Deze module levert informatie aan de chauffeurs op basis van de digitale planning en aanpassingen worden live in de online boekingsmodule verwerkt.

Met een eenvoudig overzicht worden chauffeurs geïnformeerd over de transportbewegingen die ingepland staan; wanneer moet welke caravan opgehaald worden en waar moeten ze naartoe. En zijn er op plaats van aankomst nog caravans die moeten worden meegenomen. Al deze informatie is beschikbaar voor de chauffeurs binnen een iPad-applicatie. Papieren pakbonnen behoren hiermee tot het verleden. Foto’s worden direct opgeslagen bij de klantenkaart in SpinOffice CRM waardoor niks meer fout kan gaan.

“We keken best een beetje op tegen dit automatiseringsproject maar we kunnen ons nu al niet meer voorstellen hoe we dit in het verleden deden. Wij hebben nu meer tijd beschikbaar voor de klant en de service die wij leveren is er echt op vooruit gegaan”.

“Wij weten nu niet meer hoe we zouden functioneren zonder SpinOffice CRM en de voor ons ontwikkelde maatwerk modules; het is echt de ruggengraat van hoe wij onze klanten bedienen en met hen te communiceren. Het is verreweg het grootste omslagpunt geweest sinds het bestaan van ons bedrijf, wat ons professioneler en beter georganiseerd heeft gemaakt.”

Als je meer wilt weten over het platform dat Parking Caravan Costa Brava elke dag gebruikt om een persoonlijke ervaring voor hun klanten te creëren, probeer dan SpinOffice gratis.