Dossierbeheer

Gebruik dossiers om uw projecten te beheren

Bij de start van een nieuw project zijn meestal verschillende relaties bij betrokken. Daarom is het handig als de communicatie van alle betrokkenen kan worden gebundeld. Dit is mogelijk in SpinOffice!

Een nieuw dossier kan worden gemaakt en gekoppeld aan relaties in uw database. Alle communicatie (e-mails, taken, notities, telefoonnotities, bijlagen, documenten) van alle gekoppelde relaties met betrekking tot dit project kunnen worden gebundeld in deze projectmap. Zodra het project is voltooid, kunt u het dossier als ‘afgerond’ markeren. Alles in het dossier blijft natuurlijk bewaard en toegankelijk in het archief en de dossierlijst.

Creëer uw eigen dossierstructuur

Alle typen bestanden kunnen aan een dossier en subdossier worden toegevoegd: e-mailberichten, memo’s, SMS-berichten, taken, afspraken, notities, enz. Elke relatie in de database of een collega kan aan een dossier worden gekoppeld. U kunt een dossier privé markeren waardoor alleen gebruikers met de juiste rechten de inhoud kunnen zien. Het is zelfs mogelijk om e-mails te verzenden vanuit een dossier. Het bericht wordt automatisch in het dossier opgeslagen.

Gebruik ‘dossiertypen’ om structuur aan te brengen in uw dossierbeheer. U kunt onderscheid maken in de aard van het dossier, bijvoorbeeld ‘Sales’, ‘Offerte’, ‘Facturen’, ‘Polisnummer’, ‘Implementatie’, ‘Service’, ‘Klacht’ en ‘Contract’.

Alle dossiers worden weergegeven in de dossierlijst. De lijst geeft een duidelijk overzicht van alle dossiers in de database, zowel open als afgeronde mappen. Filter gewenste dossiers op dossiertypen.

Meer weten over dossierbeheer in SpinOffice?

Lees dan de handleiding 8. Bestanden, dossiers & de dossierlijst in het support center.