We hebben vandaag een software update van SpinOffice CRM uitgevoerd. Deze update bevat een aantal nieuwe functionaliteiten en verbeteringen. Sommige onderdelen worden alleen op verzoek geactiveerd, want het kan zijn dat het gebruik ervan consequenties heeft voor andere functionaliteiten binnen jullie database.

Om gebruik te maken van de update hoef je geen nieuwe versie te downloaden; de update is direct van toepassing indien je nu opnieuw inlogt en geldt voor alle gebruikers binnen de database.

Wat is er nieuw?

Meertalige nieuwe spellingchecker in de e-mail editor
Bij het opstellen van een nieuwe e-mail heb je nu de twee onderstaande opties.

Het ABCv icoon activeert de ‘spellcheck as you type’ optie (die overigens al standaard aan staat), de ander is de optie om de taal van de
spellingchecker aan te passen. De spellingchecker beschikt over 8 talen.
Bij het opstellen van een nieuw e-mailbericht worden onbekende woorden gemarkeerd met de welbekende rode markering. Gebruik de rechtermuisklik voor woordsuggesties of om het woord aan het woordenboek toe te voegen. We hebben gekozen voor een gezamenlijke dictionary voor de hele database.

Knippen/plakken van afbeeldingen in een nieuw e-mailbericht
Het is nu mogelijk om via Ctrl-C lokale afbeeldingen naar je klembord te kopiëren en met Ctrl-V in een nieuw e-mailbericht te plakken. Drag & drop van een afbeelding naar een e-mailbericht is natuurlijk ook mogelijk.

Meerdere e-mails drag & drop naar een dossier
Selecteer meerdere e-mailberichten in de postvak IN& om deze vervolgens naar een relatiedossier te slepen. Hoe selecteer je meerdere items?

• Klik op het eerste bestand dat je wilt selecteren.
• Druk op de Shifttoets en houd hem ingedrukt.
• Zet de cursor boven het laatste bestand dat je wilt selecteren en klik hierop de linkermuisknop.
• Laat de Shifttoets los.

Bijlagen toevoegen aan een nieuwe taak
Dit was voorheen alleen mogelijk bij een bestaande taak, nu dus ook bij het maken van een nieuwe taak.

Drag & drop van lokale bestanden als bijlage aan een taak
Naast het toevoegen van bijlage via ‘Importeer’, kan je ook (meerdere) bestanden naar een taak slepen om deze als bijlage toe te voegen.

Notificatie in postvak IN bij verbindingsprobleem e-mailaccount
Indien om welke reden dan ook er een probleem is bij het verbinden met een van je e-mailaccounts, dan wordt er naast ‘Accounts’ bovenin je postvak IN een rood uitroepteken getoond. Klik hierop om naar de instellingen van het account te gaan en de juiste instellingen in te voeren.

Werkgever-koppeling optie verplaatst
Voorheen koppelde je een bestaande relatie aan een werkgever via het EXTRA INFO tabblad onder de relatiekaart. We hebben deze optie verplaatst naar het eerste RELATIES tabblad, bij het ‘+’ icoon. We hebben hiervoor gekozen omdat dit een logischere plek is om het te beheren.
Hoe stel je nu de werkgever in voor een bestaande relatie? De eerste stap blijft hetzelfde; ga naar de relatie die je onder een werkgever wilt hangen, vervolgens kies je ‘Aan Werkgever koppelen’. Er verschijnt een melding dat adresgegevens van de werkgever worden overgenomen. Indien akkoord, kies ‘Ja’, en zoek de gewenste werkgever. Daarna is de werknemer gekoppeld.
Het koppelen, wijzigen of verwijderen van de werkgever doe je nu dus allemaal hier binnen het RELATIES tabblad.

Adresgegevens van een werknemer-kaarten kunnen nu worden aangepast
Zoals hierboven beschreven krijgen werknemers standaard de adresgegevens van de werkgever toegewezen. Maar nadat een werknemers een kaart heeft binnen de database, kan je het adres voor deze individu aanpassen. Zelfs het veld Regel1/Bedrijfsnaam kan worden aangepast. De aanpassing geldt dan dus alleen voor deze werknemer.
Let op: na een aanpassing van de adresgegevens van een werknemerkaart, worden wijzigingen van de hoofdkaart niet meer doorgevoerd voor het afwijkende individu.
(binnenkort volgt meer informatie binnen ons online support center over deze wijziging)

Optie om bijlagen van e-mailberichten te verwijderen
De beheerder binnen de database kan nu bepalen of gebruikers bijlagen van e-mails mogen verwijderen zonder dat het bijbehorende e-mailbericht wordt verwijderd. Zo kunnen bijvoorbeeld footer logo’s en andere vervuilende bestanden worden verwijderd en hiermee archieven worden opgeschoond. De database-beheerder kan dit activeren onder menu-optie Beheer; CRM voorkeuren; E-mail & Taken en dan de optie ‘Het verwijderen van bijlagen toestaan zonder het bericht te verwijderen’.

Vervaldatum instelbaar voor e-mailsjablonen
Om te voorkomen dat oude berichten de database onnodig vervuilen, kan iedere gebruiker voor ieder (nieuw en bestaand) e-mailsjabloon bepalen na hoeveel dagen na verzenden het betreffende bericht verwijderd mag worden uit het archief. Ga naar het e-mailsjabloonbeheer, open/maak een e-mailsjabloon, kies ‘Wijzig’, en voer het aantal dagen in bij ‘Verwijder van archief na x dagen’. Indien je dit veld leeg laat, worden de verzonden berichten met dit sjabloon niet verwijderd.

 

Wat is er beschikbaar op verzoek?

Snellere manier van ophalen inkomende e-mailberichten
Dit is echt een mooie verbetering. We zijn nu in staat om mailberichten sneller voor je op te halen. Hiervoor dienen we een kleine aanpassing te doen, dus graag aan ons doorgeven als je hier gebruik van wenst te maken.

Nieuw takenlijst scherm
Het huidige takenlijst scherm is verouderd, dus die hebben we in dezelfde stijl gemaakt als de andere schermen in SpinOffice. Bekijk hier de nieuwe takenlijst. Laat het ons weten als je dit wilt.

Nieuwe look van de agenda
Ook hier dienen we te kijken naar persoonlijke instellingen, vandaar dat we deze aanpassing op verzoek uitrollen. Er zitten slimme verbeteringen in de nieuwe agenda, zoals o.a. het delen van je agenda, kleurenschema’s, en in/uitzoomen. Bekijk hier alle aanpassingen, en laat het ons weten als jullie naar de nieuwe agenda over wensen te gaan.

 

Dit zijn de belangrijkste aanpassingen en verbeteringen. De update is dus direct van toepassing indien je opnieuw inlogt.

Mocht je vragen hebben over deze update, neem gerust contact met ons op.