Vanaf 25 mei 2018 moet bijna iedere organisatie in Europa voldoen aan de General Data Protection Regulation (GDPR), in Nederland wordt deze nieuwe wet de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) genoemd. Het is verstandig om u hier goed op voor te bereiden, want vanaf 25 mei 2018 loopt u de kans op hoge boetes (tot 20 miljoen euro of 4% van de totale omzet). We leggen kort even uit wat de AVG inhoudt en welke essentiële maatregelen u in SpinOffice kunt nemen om aan de nieuwe Europese wet te voldoen.

In de AVG staat tot in detail beschreven hoe u als organisatie met persoonsgegevens moet omgaan. Bewaart en/of verwerkt u persoonsgegevens, dan moeten de betrokkenen (personen van wie u deze gegevens opslaat of verwerkt) hun privacyrechten goed, eenvoudig en snel kunnen gebruiken.

Om welke gegevens gaat het?

Het betreft persoonsgegevens die te herleiden zijn naar natuurlijke personen. Denk hierbij aan naam, locatie, IP-adressen, e-mail, numerieke data als BSN, paspoort of rijbewijsnummers.

AVG gaat om persoonsgegevens beschermen

Een van de eisen uit de AVG is dat u goede beschermingsmaatregelen neemt zodat persoonsgegevens niet in verkeerde handen kunnen vallen. Het gebruik van een gebruikersnaam en wachtwoord alleen biedt vaak niet voldoende bescherming tegen onbevoegd gebruik.

SpinOffice CRM en de AVG

Op onze website vind u informatie wat wij doen om ervoor te zorgen dat SpinOffice voldoet aan de normen van de aankomende AVG wetgeving. Hieronder een voorbeeld van wat wij onlangs voor u hebben ontwikkeld.

Tweestaps-verificatie bij inloggen

Als uw inloggegevens in handen vallen van hackers dan kunnen zij in uw SpinOffice database alle persoonsgegevens bekijken en downloaden. Met het gebruik van tweestapsverificatie maakt u het echter onmogelijk dat van gehackte inloggegevens misbruik gemaakt kan worden. Er is dan namelijk altijd een extra code nodig die u genereert via een zogenoemde ‘authenticator’ app op uw telefoon.

Tweestapsverificatie – hoe werkt het?

Het instellen van tweestapsverificatie (ook wel 2-factor authenticatie genoemd) binnen uw SpinOffice account gaat snel en eenvoudig. Dit zijn de stappen:

• Log in binnen uw SpinOffice account.
• Ga naar menu optie Beheer -> CRM voorkeuren -> Beveiliging.
• Vink ‘Activeer 2-factor authenticatie met Google Authenticator’ aan.
• Klik op ‘Opslaan’ om het voorkeurenscherm te sluiten.

Na het activeren van tweestapsverificatie wordt u bij het inloggen gevraagd een barcode te scannen op uw telefoon. U moet hiervoor de Google Authenticator applicatie hebben gedownload (beschikbaar voor iPhone en Android). Een geheime sleutel is gegenereerd en deze wordt opgeslagen in SpinOffice. De geheime sleutel, in combinatie met de huidige tijd, genereert een unieke code die u dient te gebruiken om in te loggen.

U logt dus in het vervolg in met uw eigen inloggegevens (factor 1) én een unieke beveiligingscode op uw telefoon (factor 2).

Voor meer informatie over het instellen van 2-factor authenticatie, lees dan de volgende instructie.

Wacht niet te lang en regel het nu!

Vanaf 25 mei 2018 moet iedereen voldoen aan de eisen van de AVG. Zorg er daarom voor dat u het nu alvast goed regelt in SpinOffice CRM. Zo bent u goed beschermd én voorkomt u een eventuele boete.

Voor meer details over hoe wij de veiligheid van informatie en privacy waarborgen, verwijzen we u naar de geldende algemene voorwaarden van SpinOffice. Uiteraard kunt u ook altijd contact met ons opnemen voor een persoonlijke toelichting op hoe we uw privacy en veiligheid waarborgen.

UPDATE VAN DIT ARTIKEL!
Op dinsdag 8 mei hebben we een pagina op onze website toegevoegd met alle informatie over de AVG privacywetgeving en SpinOffice CRM. Lees meer op www.spinoffice-crm.com/nl/avg/.