AVG

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Veiligheid van informatie en privacy zijn onze belangrijkste assets. Het is in ons grootste belang dat u vertrouwen heeft in de manier waarop wij met uw persoonsgegevens en de gegevens in uw database omgaan. Dat kan alleen als onze software goed en veilig werkt, onze interne processen en beleid kloppen en als onze medewerkers op de juiste manier omgaan met uw (bedrijfs) gegevens.

Op 25 mei 2018 moet ieder bedrijf dat persoonsgegevens van Europese burgers verwerkt, voldoen aan de General Data Protection Regulation (GDPR) in het Nederlands ook wel de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) genoemd. Ook uw bedrijf zal hiermee te maken krijgen.

Wat staat er in de AVG / GDPR?

In de GDPR staan een aantal basisprincipes voor dataprotectie die voor bedrijven van belang zijn:

Rechtmatigheid, eerlijkheid en transparantie – Bedrijven moeten persoonlijke data op een rechtmatige, eerlijke en transparante manier verwerken in relatie tot de personen waarop de data betrekking hebben.

Integriteit en vertrouwelijkheid – Bedrijven moeten persoonlijke data verwerken op een manier die zorgt voor een gepaste beveiliging van de persoonlijke data. Inclusief beveiliging tegen ongeautoriseerde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging. Dit moeten bedrijven doen door gebruik te maken van gepaste technische en organisatorische maatregelen.

Dataminimalisering – Persoonlijke data moeten adequaat, relevant en alleen beschikbaar zijn voor die personen die nodig zijn in relatie tot de doelen waarvoor de data verwerkt worden.

Afbakening van het doel – Bedrijven moeten persoonlijke data verzamelen voor gespecificeerde, expliciete en rechtmatige doelen, en niet verder verwerken op een manier die niet aansluit bij die gestelde doelen. Verdere verwerking van persoonlijke data voor archiveringsdoeleinden voor publiek belang, wetenschappelijk en historisch onderzoek, of statistische doeleinden wordt niet gezien als ‘niet in aansluiting’ met de originele doelen. Maar in dat geval moeten organisaties wel voldoen aan de voorwaarden in Artikel 83(1). Dit artikel beschrijft de waarborgen en afwijkingen in relatie tot het verwerken van data voor de hierboven genoemde doeleinden.

Afbakening van de opslag – Bedrijven moeten persoonlijke data opslaan op een manier die de identificatie van de personen, waarop de data betrekking hebben, voor niet langer mogelijk maakt dan strikt noodzakelijk is voor het bereiken van de doelen waarvoor het bedrijf de persoonlijke data verwerkt. Persoonlijke data mogen wel voor langere periodes opgeslagen worden als ze specifiek worden verwerkt voor archiveringsdoeleinden voor publiek belang, wetenschappelijk en historisch onderzoek, of statistische doeleinden. Dit moet dan echter wel in overeenstemming zijn met Artikel83(1), en onder de voorwaarde dat het bedrijf gepaste technische en organisatorische maatregelen treft.

Nauwkeurigheid – Persoonlijke data moeten nauwkeurig zijn en, als nodig, geüpdatet worden. Bedrijven moeten iedere redelijke maatregel nemen om ervoor te zorgen dat persoonlijke data die niet nauwkeurig zijn, in relatie tot de doelen waarvoor ze verwerkt worden, worden gewist of gerectificeerd – direct en zonder vertraging.

Wat doet SpinOffice CRM aan de AVG?

We bieden u een verwerkersovereenkomst

Indien u gebruikmaakt van SpinOffice CRM dan is onze organisatie (Mulberry Garden B.V.) als externe partij de ‘verwerker’ van uw gegevens. Volgends de aankomende AVG-wetgeving is het noodzakelijk om een ‘verwerkersovereenkomst’ af te sluiten met al uw verwerkers. De verwerkersovereenkomst is dus een overeenkomst tussen verantwoordelijke (jullie als klant) en verwerker (wij), waarin wordt vastgelegd hoe de verwerker met de persoonsgegevens moet omgaan.

Het 10-stappen plan van Autoriteit Persoonsgegevens

Wat kunt u nu alvast doen om per 25 mei 2018 klaar te zijn voor de nieuwe privacywetgeving, de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)? Een goed begin is het 10-stappenplan op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens, waar u ook terecht kunt voor gedetailleerde informatie over de AVG.

De verantwoordelijkheid voor het hebben van zo’n overeenkomst ligt bij de ‘verwerkingsverantwoordelijke’, maar wij als verwerker hebben een verwerkersovereenkomst voor u opgesteld. Wilt u deze overeenkomst ter ondertekening ontvangen, neem dan contact met ons op. Na ontvangst tekenen wij de overeenkomst en sturen wij deze digitaal naar jullie retour.

Twee-stapsverificatie bij inloggen

We hebben met het oog op de AVG een nieuwe feature geïntroduceerd, die het inloggen binnen SpinOffice nog veiliger maakt. Als uw inloggegevens in handen vallen van hackers dan kunnen zij in jullie SpinOffice database alle persoonsgegevens bekijken en downloaden. Met het gebruik van tweestapsverificatie maakt u het echter onmogelijk dat van gehackte inloggegevens misbruik gemaakt kan worden. Er is dan namelijk altijd een extra code nodig die u genereert via een zogenoemde ‘authenticator’ app op uw telefoon.

Periodieke Pentest

Ondanks dat alle data versleuteld wordt opgeslagen laten wij periodiek onze software tegen het licht houden om de veiligheid te garanderen. Dit doen wij door het laten uitvoeren van een pentest door een extern gespecialiseerd bureau.

Het doel van een pentest is om inzicht te krijgen in de risico’s en kwetsbaarheden van het onderzochte systeem en om verbeteringen te definiëren voor de beveiliging -met andere woorden, de risico’s en kwetsbaarheden te bestrijden.

Voor meer details over hoe wij de veiligheid van informatie en privacy waarborgen, verwijzen we u naar de geldende algemene voorwaarden van SpinOffice. Uiteraard kunt ook altijd contact met ons opnemen voor een persoonlijke toelichting op hoe we uw privacy en veiligheid waarborgen.