Documentbeheer

Documenten opslaan, bewerken & versturen vanuit SpinOffice

Alle documenten kunnen worden gemaakt, geüpload en opgeslagen in SpinOffice CRM en kunnen worden gekoppeld aan een of meerdere relaties en/of dossiers. Het is zelfs mogelijk om een document in SpinOffice te openen, te bewerken in MS Office (Word/Excel), te bewaren en sluiten, en SpinOffice uploadt de laatste versie terug naar de applicatie. Ieder document wordt opgeslagen in het archief van de relatie en kan dus gemakkelijk worden gevonden. Houd er rekening mee dat documenten niet op uw lokale schijven worden opgeslagen, maar versleuteld op onze gehoste servers.

SpinOffice bevat de ideale combinatie van documentbeheer en relatiebeheer. Alle gegevens van klanten zijn eenvoudig in te voeren en binnen de database terug te vinden.

Mail-merge functie

Gepersonaliseerde documentsjablonen kunnen worden gemaakt en automatisch worden gevuld met contactgegevens van SpinOffice middels bladwijzers. Maak uw eigen factuur, adreslabel of offertesjabloon. Dit bespaart u tijd en minimaliseert het risico op fouten. In de Limited versie heeft u een aantal standaardsjablonen tot uw beschikking. De mogelijkheid om een ongelimiteerd aantal sjablonen en merge-velden te gebruiken is beschikbaar bij een upgrade naar onze Pro-versie.

Versiebeheer van documenten

Dit is een Pro-functionaliteit. Als u alle wijzigingen wilt zien die u en andere gebruikers hebben aangebracht in een document, spreadsheet, presentatie of tekening, kunt u de versie-geschiedenis bekijken. U kunt eerdere versies van uw bestand bekijken en herstellen en zien welke persoon specifieke bewerkingen heeft uitgevoerd.

Als u uw document terugzet naar een vorige versie, worden er geen versies van uw bestand verwijderd, maar wordt deze vorige versie boven aan uw versie-geschiedenis geplaatst.

SpinOffice houdt snapshots bij van alle wijzigingen die in de afgelopen 5 dagen zijn aangebracht aan bestanden in uw database. Daarna verplaatsen we uw document naar een back-up server voor de komende 100 dagen. Het terugzetten van een bestand vanaf daar is mogelijk maar duurt maximaal vijf uur.