Dashboards

Overzichtelijke CRM dashboards

Alleen het gebruik van SpinOffice is niet genoeg om waardevolle klantkennis te verkrijgen. Zelfs organisaties die al met een CRM werken hebben vaak nog veel te ontdekken om het systeem zo effectief mogelijk te gebruiken. Dashboards kunnen helpen om belangrijke informatie snel in 1 oogopslag terug te vinden en overzichtelijk en duidelijk weer te geven.

In SpinOffice zijn verschillende dashboards te vinden, zoals het Home-dasboard, het Taken Kanban-bord en het relatie-dashboard. We zullen ze allen kort bespreken.

Home-dashboard

SpinOffice opent vanaf 16 september 2019, het moment van lanceren, met het Home-dashboard als u inlogt. Het Home-dashboard bevat verschillende widgets, zoals de laatst toegevoegde relaties in de database, uw meest recente e-mails, huidige taken voor vandaag, aankomende afspraken en dagelijkse of wekelijkse tijdregistratie. En er zullen meer widgets volgen. U kunt de widgets naar wens indelen via het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek.

Door dit dashboard is het niet meer nodig om door de gehele database te zoeken naar de informatie die u zocht. Hierdoor kunnen managers sneller beslissingen maken, omdat de informatie sneller beschikbaar is.

Het Home-dashboard bestaat dus uit meerdere widgets, zeg maar blokken. U kunt zelf bepalen welk blokje u waar wilt hebben via het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek.

Vanuit een widget kunt u als gebruiker doorklikken naar de onderliggende informatie. Dat kan zijn naar een ander scherm of naar de taak/afspraak/e-mail zelf. Dat maakt het erg gebruiksvriendelijk.

Als u een relatie opvraagt, toont SpinOffice de relatiekaart van de klant. Niet alleen de adresgegevens maar ook de kenmerken van de relatie, het relatie-dashboard (zie verder op deze pagina) waarin te zien is welke acties uitstaan, en het archief van de relatie. Dat is alle informatie waar u direct mee aan de slag kunt.

Hoe uw Home-dashboard te activeren?
Wanneer u zich registreert en een nieuwe database maakt, opent SpinOffice standaard uw Home-dashboard. Voor bestaande gebruikers is het beschikbaar in het menu (Ga naar). En het kan worden ingesteld als beginscherm in uw persoonlijke voorkeuren.

Taken Kanban-bord

In mei 2019 hebben wij het Taken Kanban-bord ontwikkeld. Het nieuwe Taken Kanban-bord is een zogenoemd scrum board en is gebaseerd op de oude takenlijst in SpinOffice. Een scrum board is een handig hulpmiddel om de taken tijdens een project of proces in een scrum raamwerk zichtbaar te maken. Taken gaan van to do, naar doing naar done.

Het Taken Kanban-bord in SpinOffice is een whiteboard dat ingedeeld is in vier kolommen:

Taken zonder datum: zoals het al aangeeft; die moet u gewoon ooit doen;
Aankomend: taken die morgen of binnen 7 dagen moeten worden uitgevoerd;
Huidige: taken die vandaag moeten worden uitgevoerd;
Afgerond: dit zijn alle taken die u succesvol heeft afgerond.

Versleep taken van kolom om de status van een taak aan te passen. Het is visueel heel duidelijk welke taken er al zijn volbracht en wat u nog moet. Dit werkt erg overzichtelijk en motiverend! Het ultieme doel is natuurlijk om alle taken binnen één sprint af te ronden. Al uw collega’s hebben toegang tot uw Kanban-bord en hiermee dus ook inzicht in de status van uw taken.

Het Taken Kanban-bord bevat daarnaast een erg goed werkende zoekfunctie. En ook hier geldt weer dat de lay-out van het Kanban-bord via het tandwielpictogram rechtsboven in naar wens kan worden aangepast.

Bekijk onze YouTube video voor een korte tutorial over het Taken Kanban-bord.

Het Kanban-bord is 16 september 2019 gelanceerd samen met uw Home-dashboard. Het is beschikbaar onder menu-optie Ga naar.

Relatie-dashboard

Bij iedere relatiekaart die u in SpinOffice bezoekt, ziet u in één oogopslag wat er bij deze betreffende relatie speelt. Het bevat niet alleen items die voor u bestemd zijn, maar ook die van collega’s. Het relatie-dashboard verschilt dus per relatie.

De volgende onderdelen worden in het relatie-dashboard weergegeven:

Open dossiers: alle dossiers waaraan de relatie is gekoppeld;
Aankomende afspraken: alle afspraken waaraan de relatie is gekoppeld en die binnen nu en twee weken plaatsvinden;
Open taken: alle niet-afgeronde taken waaraan de relatie is gekoppeld;
Open items: alle niet-afgeronde e-mailberichten waaraan de relatie is gekoppeld;
Laatste timesheet items: alle logs / tijd die geschreven is bij deze relatie. (dit gedeelte wordt alleen weergegeven i.c.m. de tijdschrijf-module)

Onder ieder item staat de datum/tijd waarop het is aangemaakt (bij dossiers en open items) of wanneer het plaatsvindt (afspraken en taken). Daarnaast wordt de naam van database gebruiker getoond waaraan het item is gekoppeld.

Vanuit het relatie-dashboard kunt u via het ‘+’ icoon een nieuw item (dossier, afspraak, taak) aanmaken. Klik op een item om het te openen of gebruik de rechtermuis klik om een menu te krijgen en om een item direct af te ronden of te verwijderen.

Het relatie-dashboard is voor veel van onze klanten van toegevoegde waarde; het geeft inzicht in openstaande items en men vindt het prettig om vanuit hier taken en dossiers te beheren in plaats van te navigeren naar de takenlijst en/of dossierlijst.